Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.

Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:

• на самом документе проставляется гриф утверждения;
• для этих целей издается отдельный распорядительный документ (если должностная инструкция утверждается руководителем компании, то распорядительным документом является приказ, а если другими должностными лицами, то распоряжение).

Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.

Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций однократна, и потом он будет использоваться в организации. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.

За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников.

Как внести изменения в должностную инструкцию, образец приказа об изменении

Для корректировки ДИ можно принять прикрепленный к нашей статье приказ о внесении изменений в должностную инструкцию за образец.

Необходимые реквизиты такого документа:

• номер, дата, наименование организации, название приказа;
• указание на реквизиты ДИ или приказа о ее утверждении (если он был издан);
• содержание изменений (какие пункты утрачивают силу, излагаются в другой редакции, какими пунктами ДИ дополняется);
• указание на дату вступления в силу изменений (например, с момента доведения до сведения работников или с определенной даты, если есть необходимость в дополнительной подготовке в связи с изменением обязанностей);
• возложение на сотрудника кадровой службы или руководителя подразделения обязанности по информированию сотрудника под расписку.

При издании такого документа или утверждении ДИ в новой редакции необходимо уделить особое внимание порядку извещения.

В каких случаях нужен приказ

Обычно форма приказа утверждается в самом начале деятельности организации или учреждения. Но иногда такое распоряжение приходится формировать и уже в процессе осуществления деятельности. Это необходимо в случае:

• создания новых штатных единиц в структуре учреждения или организации;
• изменения законодательных актов, регламентирующих трудовую функцию сотрудников;
• изменения технологических подходов и требований.

Также распоряжение о введении новых служебных обязанностей или корректировке старых может поступить от вышестоящих организаций или министерств. Коммерческие компании могут изменять функции, присущие определенной должности, по своему желанию в любое время. Главное, чтобы соответствующие изменения были внесены в трудовые договоры работников.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника

В законе не сказано, как внести изменения в должностную инструкцию работника. Поэтому работодатель вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его во внутренних документах.

На практике порядок утверждения правок будет зависеть от того, каким образом оформлена ДИ. Всего существует два варианта — инструкция оформлена как приложение к трудовому договору или в качестве отдельного документа.

В случае, если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, необходимо подписать дополнительное соглашение с сотрудником. Такой порядок потребуется применять вне зависимости от того, какие изменения вносятся в инструкцию.

Если же ДИ является отдельным документом, то необходимо будет разработать новую редакцию инструкции или же записать нововведения в правках к действующей инструкции. Кроме того, необходимо получить от работника соглашение на внесение правок, если они меняют условия трудового договора.

Новую версию инструкции или правки к старой версии необходимо будет утвердить приказом руководителя и попросить сотрудника подписать итоговый вариант документа.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию можно скачать во вложениях к статье.

Обязательно ли готовить приказ

Нередко возникает вопрос, нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом. Обязательного требования нет.

В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 утверждение осуществляется либо должностным лицом, либо распорядительным документом, либо решением коллегиального органа. Исходя из этого, должностная инструкция утверждается приказом или руководителем организации. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу.

Так выглядит гриф утверждения руководителем:

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванов И.И. Иванов

Так выглядит гриф утверждения распорядительным документом:

приказом ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от 12.12.2020 №99-од

Компания сама решает, как утверждать новые должностные инструкции, и отражает это во внутреннем регламенте делопроизводства.

Крупные организации разрабатывают специальные регламенты для утверждения локальных нормативных актов компании. Каждая организация действует, как ей удобно.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Ответы на распространенные вопросы

Предусмотрена ли какая-либо ответственность для организации за не издание приказа об утверждении должностных инструкций?

Ведение кадрового учета и делопроизводства необходимо на каждом предприятии. Издание приказа подразумевает установление в организации порядка и требований по исполнению законодательства. Должностная инструкция не может быть признана действующей без издание приказа руководителем, заверенным его подписью.

За несоблюдение данных норм на организацию может быть наложен административный штраф.

Для чего необходима должностная инструкция? Как часто ее необходимо составлять?

Необходимость данного документа очень важна, поскольку в нем содержится полный перечень работ и услуг, которые должен оказывать сотрудник на своем рабочем месте. В случае несоблюдения данных требований, он может быть призван к ответственности с указанием пункта инструкции, который он нарушил. В свою очередь и работник может предъявить работодателю ультиматум по исполнению обязанностей, которые не входят в список по его должностной инструкции. Если работник поднимается по карьерной лестнице, приобретает новую должность, меняются его функциональные обязанности, то с ним необходимо подписать новую должностную инструкцию, в соответствии с его новой должностью.

Какова структура оформления приказа, что необходимо в нем отразить?

Приказ составьте на официальном бланке предприятия, где видно ИНН,КПП и юридический адрес. Затем сформулируем его название, в основном тексте опишем необходимость издания, в связи с регулированием штатного расписания и нормализации рабочих обязанностей сотрудников, далее сам приказ и что хотим указать: пишем про издание должностных инструкций и назначаем ответственных за его исполнением. Руководитель подписывает, отдел кадров доводит до сведения назначенных за проверку выполнения.