Внесение изменений в штатное расписание при изменении, увеличении или уменьшении, оклада

Внесение изменений в штатное расписание при изменении, увеличении или уменьшении, оклада

Документ, отражающий структуру, состав и численность работников предприятия, размеры их зарплат и должности, называется штатным расписанием. В данный нормативный акт изменения вносятся только по веским основаниям, например, если происходят изменения в уровне зарплат работников.

Ввиду важности информации, заносимой в штатное расписание, корректировки в него также вносятся по определенным правилам.

Основание для внесения изменений в штатное расписание

Для оформления корректировок используется приказная форма. Специальное распоряжение руководства готовится при изменении в штатном расписании.
Изменение положений акта происходит в ряде ситуаций:

• при снижении числа служащих, положения надо изменить, исключая некоторые прежние рабочие места и оклады для них;
• когда поменялось название предприятия;
• если название должностей претерпело изменения, в связи с новыми функциями персонала.

Акт нужно переделывать при корректировке отраженных в ней значений. Фактически, обстоятельства должны соответствовать нормам указанного акта.

Как изменить оклад в штатном расписании?

Распоряжение об ином объеме оплаты для конкретной единицы, создается начальником. Это делается при незначительных корректировках. Например, приказ об ином размере оклада будет адекватным акту о перемене объема части оклада в сторону увеличения или снижения.

Еще одним вариантом будет создание штатного расписания заново. Тогда, прежний акт утрачивает свое значение и не принимается во внимание. Новый документ оправдан, если нужно поменять большой объем ставок оклада. Это может касаться всего персонала или значительной части коллектива.

При этом нормы, которые менять не нужно, надо оставить прежними. Соответственно, каждый работодатель имеет право решать, издавать ли ему распоряжение или менять штатное расписание целиком.

Уменьшение оклада в штатном расписании

Уменьшение размеров окладов весьма серьезно скажется на положении персонала. Согласно закону, такие корректировки возможны при серьезных управленческих либо технологических изменениях.
Например, при запуске автоматизированной линии, нет необходимости в работе операторов в круглосуточном режиме. Их трудовой день станет более коротким. Это объясняет и делает обоснованным снижение доходов.
Такие обстоятельства относятся к категории объективных.

Однако, работодатели зачастую желают снизить заработную плату коллектива в связи с затруднениями на рынке. Эти основания законом не отнесены к числу объективных. Поэтому понизить часть оклада зарплаты произвольно, по своему усмотрению, руководство не может. Соответственно, данные корректировки штатного расписания будут незаконными.

Сделать это, можно при добровольном волеизъявлении всех членов трудового коллектива. То есть по закону, все сотрудники должны сами согласиться на понижение своих доходов. И такое согласие нередко дается совершенно добровольно и осознанно. Ведь в противном случае, затруднения могут приобрести катастрофический масштаб и привести к краху всего бизнеса.
Поэтому, при согласии персонала, следует издать соответствующий приказ о снижении заработка.

Увеличение окладов в штатном расписании

Такой вариант возможен. Подобное увеличение связывается со следующими обстоятельствами:

• рост МРОТ. Зарплата не может быть ниже данного значения. Следовательно, при его росте, потребуется подтянуть и заработные платы персонала;
• если дела на предприятии идут хорошо, меняется объем работы, повышается ее качество, руководство вправе принять решение о повышении доходов подчиненных.

При этом согласие коллектива не требуется.

Порядок внесения изменений

Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.

Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.

При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность. Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. → унифицированная форма Т-5), либо по самостоятельно разработанной форме. С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.

Какие документы нужно составить при изменении зарплат?

Увеличение окладов, как и их уменьшение, — это тоже важное обстоятельство, меняющее условия действующего трудового договора, только более приятное и желанное для сотрудников.

Специалисты кадрового дела расходятся во мнении о том, как правильно оформлять эту процедуру: некоторые считают, что уведомлять работников об этом заранее не имеет смысла.

В самом деле, есть ли такой работник, который откажется от прибавки?

Но если посмотреть на ситуацию с точки зрения закона, то увеличение зарплаты — это то же самое изменение условий труда, которое нужно оформить соответствующим образом. Поэтому подготовить уведомления за 2 месяца до вступления в силу нового штатного будет разумно.

Алгоритм оформления документов при изменении окладов будет таков:

• приказ о внесении изменений в штатное расписание, его утверждение;
• уведомление для сотрудников;
• подписание допсоглашений;
• приказ об увеличении окладов и ознакомление с ним работников;
• записи в личные карточки ф. Т-2.

А теперь рассмотрим подробнее, как составить приказ на частичное изменение штатного расписания в случае корректировки окладов.

Как правильно составить штатное расписание? Читайте об этом на нашем сайте.

Информация про введение новой должности в штатное расписание — здесь.

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе «Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание» (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

Отчет «Штатное расписание (Т-3)» — унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет— ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля «Номер документа» и «Дата составления» заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания.

Отчет «Анализ штатного расписания» — аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.

Отчет «Начисления позиций штатного расписания» — аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).

Отчет «Соблюдение штатного расписания» — показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность».

Отчет «Штатное расписание на подпись» — имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка «Описание» заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

Отчет «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» — представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.

Отчет «Заполненность штатного расписания» — отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.

Отчет «Изменение штатного расписания» — отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.

Отчет «Штатная расстановка» — показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Перечень документов

Поскольку при изменении заработной платы требуется документальное оформление, то к этому мероприятию нужно подходить ответственно и готовить необходимые бумаги. Дело в том, что это изменение касается трудового соглашения, а поэтому оставлять его в прежнем виде нельзя.

Что касается оформления, то здесь есть несколько мнений. Одни специалисты считают, что нет необходимости отправлять уведомления работникам заблаговременно, особенно если это касается увеличения оклада. Тем не менее, такое действие будет не совсем законным. Поскольку изменение зарплаты означает не просто правки штатного расписания, но оно влияет также на условия работы. По этой причине законное оформление является необходимым, а это подразумевает направление уведомлений сотрудникам за 2 месяца до предполагаемого внедрения нововведений. Это позволит работникам подготовиться морально к новому уровню зарплаты, что избавит руководство от проблем.

Если говорить о последовательности оформления бумаг, то можно выделить такие этапы:

• составление и подписание приказа о поправках в график изменения окладов;
• направление уведомлений всем работникам;
• составление и подписание дополнительных договоров;
• вынесение приказа об увеличении или уменьшении заработной платы;
• внесение записей в карты сотрудников формы Т2.

Какими приказами утвердить ШР

Рассмотрим образец распорядительного акта, изданного в связи с исключением должностей из штатки. Должности не заняты, поэтому новые условия вступают в силу на следующий рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

Вот пример приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности, форма действующая:

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

«О внесении изменений в штатное расписание»

В целях совершенствования организационной структуры и внедрения новых услуг,

1. Внести в штатное расписание, утвержденное приказом от 31.12.2018 № 1шр, с 03.04.2021 следующие изменения:

1.1. Ввести в штатное расписание структурное подразделение «Отдел делопроизводства» со следующим штатным составом:

• делопроизводитель — 1 шт. ед., должностной оклад — 30 000 руб.;
• секретарь — 1 ед., должностной оклад — 20 000 руб.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.П. Кузина.