Методика учета бланков строгой отчетности

Информация о бланках строгой отчетности вносится в справочник « Номенклатура ».

Для удобства работы можно создать отдельную группу для бланков строгой отчетности и настроить для данной группы счета учета номенклатуры (подробнее о процедуре настройки можно ознакомиться в статье « Примеры настроек счетов учета по умолчанию »).

В карточке номенклатуры для бланков строгой отчетности следует установить флаг «Бланк строго учета», а для позиций, учитываемых по номинальной стоимости, дополнительно следует установить флаг «Учитывается по номинальной стоимости» (Рис. 1).

Рисунок 1 – заполненный элемент справочника «Номенклатура»

В конфигурациях «Управление торговым предприятием для Украины» и «Управление производственным предприятием для Украины» в карточке номенклатуры — бланка строгой отчетности, необходимо выбрать (создать) отдельный «Вид номенклатуры» типа «Товар», в котором следует установить флаг «Бланк строго учета», а для позиций, учитываемых по номинальной стоимости, следует дополнительно установить флаг «Учитывается по номинальной стоимости» (Рис. 2).

Рисунок 2 — заполненный справочник «Номенклатура»

Основные функции:

Ввод и контроль прихода от поставщика. По приходным накладным от поставщика вводится документ «Движение бланков» с типом операции «Приход от поставщика». В документе указывается поставщик и реестр поставляемых им бланков с учетом кода, серии и номеров.

Ввод и контроль выдачи бланков. При выдаче бланков материально-ответственному лицу кладовщик вводит документ «Движение бланков» с типом операции «Выдача». В документе указывается материально-ответственное лицо (из утвержденного списка материально-ответственных лиц) и реестр выданных ему пачек бланков с указанием кода, серии и номеров.

Ввод и контроль возврата бланков. При возврате на склад бланков от материально-ответственного лица кладовщик вводит документ «Движение бланков» с типом операции «Возврат». В документе указывается материально-ответственное лицо вернувшее бланки из пачки с указанием кода, серии и номеров. Программа контролирует, чтобы материально-ответственное лицо могло вернуть только те бланки, которые им ранее были получены.

Ввод и контроль расхода бланков. Для списания бланков, израсходованных материально-ответственным лицом, кладовщик вводит документ «Движение бланков» с типом операции «Расход». В документе указывается материально-ответственное лицо израсходовавшее бланки из пачек с указанием кода, серии и номеров. Имеется возможность автоматического формирования документа на основании данных из других подсистем, учитывающих движение бланков строгой отчетности в подотчете: перенос расхода бланков из ФОК (Финансовый отчет кассира) и перенос расхода бланков из ОПЗ (Обработка полетных заданий).

Ввод и контроль списания бланков. Для списания бланков, испорченных (аннулированных) материально-ответственным лицом, кладовщик вводит документ «Движение бланков» с типом операции «Списание». В документе указывается материально-ответственное лицо аннулировавшее бланки с указанием кода, серии и номеров. Имеется возможность автоматического формирования документа на основании данных из других подсистем, учитывающих движение бланков строгой отчетности в подотчете: перенос аннулированных бланков из ФОК и перенос аннулированных бланков из ОПЗ.

Ввод и контроль остатков бланков. Документы с остатками бланков строгой отчетности формируются автоматически по одному в месяц для каждого материально-ответственного лица. В документе указывается материально-ответственное лицо и список пачек бланков, имеющихся у него на руках, с указанием кода, серии и номеров.

Ведение нормативно-справочной информации : Помимо простых справочников, таких как единицы измерения, контрагенты, подразделения и др., в комплексе имеется ряд справочников, которые позволяют управлять его функциональностью. Так в справочнике «Материально-ответственные лица» содержится полный список лиц, имеющих право получать бланки строгой отчетности. В справочнике «Виды бланков» содержится полное описание типов бланков строгой отчетности, с которыми работает предприятие. Бланку задается код для дальнейшего удобства использования в отчетах, описывается количество символов в серии, и сколько из них букв, а сколько цифр. Благодаря этому при вводе данных контролируется правильность ввода серии бланка.

Хранение бланков

В связи с тем, что бланки строгой отчетности подлежат учету, организация их хранения требует самого пристального внимания со стороны предпринимателя. В частности, законодательство предусматривает, что хранение БСО должно исключать возможность их получения неуполномоченными лицами. Для этого все документы должны храниться в сейфе или специальном помещении, которые ежедневно опечатываются. Читайте пример хранения трудовых книжек.

Срок хранения

Срок хранения БСО законодательством регламентируется только в отношении копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации. Относительно неиспользованных бланков никаких сроков не предусмотрено, поэтому они могут храниться любое время.

Как регулируется

Списание БСО регулируется постановлением правительства №359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина №52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.

Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.

Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.

Инвентаризация, хранение и списание бланков строгой отчетности

Поскольку БСО подлежат учету в обязательном порядке, на предпринимателя накладываются обязательства по организации обеспечения специальных условий хранения. В частности, обязательным условием является ограничение доступа к документам неуполномоченных лиц. Для этого необходим либо сейф, либо специально отведенное помещение, которое опечатывается после каждого посещения. Доступ к местам хранения имеют только лица, ответственные за хранение и учет БСО. Эти лица определяются актом, составляющимся предпринимателем одновременно с журналом учета.

Контроль за сохранностью документов обеспечивается периодической инвентаризацию, которая проводится специально сформированной комиссией. Основными целями инвентаризации являются:

• Проверка на недостачу
• Проверка всех бланков, в том числе и испорченных
• Контроль за условиями хранения
• Проверка надежности ограничений доступа к документам, состоящим на сохранении.

Проверка документов на сохранность осуществляется путем сверки имеющихся на сохранении бланков и записей журнала учета. Если во время инвентаризации была обнаружена потеря, то предприниматель самостоятельно определяет наказание для ответственного лица, поскольку законами ответственность не предусмотрена. В случае, если бланки были утеряны в свяжи с кражей либо иным противоправным деянием, необходимо в обязательном порядке оповестить следственные органы.

Переходим к теме того, как оприходовать бланки строгой отчётности в 1С:Підприємство. Перейдите для этого в док-т «Поступление товаров и услуг», вид операции — «Бланки строгого учёта».

Столбцы «Цена» и «Сумма» заполняются данными для бух-го учёта на балансовом счёте. В столбце «Счёт учёта» укажите значение счёта. Соответственной информацией заполните столбцы «Цена номинальная» и «Сумма номинальная», если учитываете БСО по номинальной стоимости. Укажите забалансовый счёт учёта в соответственном столбце.

Во время проводки документа сформируются все нужные движения в регламентированном учёте, которые вы можете увидеть на рис. 3.

«Рис.3 — Итог проводки документа»

Как оформить акт

Следующий шаг — составление акта. В вводной части необходимо заполнить номер и дату документа, регистрационные сведения об организации (ИНН, КПП, ОКПО) и перечислить состав комиссии. Здесь же указывается материально ответственное лицо и корреспондентский счет бухучета.

В табличной части указывают:

• серию и номер списываемых документов;
• основание для снятия с учета;
• дату уничтожения.

Неактуальные, испорченные и устаревшие, но не использованные документы уничтожают — их сжигают. Члены комиссии удостоверяют уничтожение своими подписями. Акт о списании подписывает и руководитель организации. Ошибки и исправления в документе не допускаются.