Сколько действительна копия трудовой книжки? Срок действия

Рассмотрим подробнее те ситуации, когда может потребоваться копия трудовой. Ведь если документ находится у работодателя, невозможно просто прийти и снять копию. Во-первых, нужно направить письменный запрос с указанием необходимости предоставления копии, во-вторых, следует правильно заверить предоставленный документ. Или запрашивающая инстанция откажет в приеме документов.

Копия трудовой книжки может быть нужна:

1. Для предоставления займа. В основе своей копия трудовой сможет подтвердить платежеспособность заемщика. Но если гражданин является участником зарплатного проекта, то финансовое учреждение не будет требовать копии.
2. Для подготовки документов на выезд из РФ. Строго требовать документ органы не будут, но при заполнении анкеты нужно будет указать все свои места работы. Поэтому для более достоверной информации лучше запросить копию документа.
3. Для устройства на работу по совместительству. В данном случае оригинал будет храниться у основного работодателя. Все сведения о стаже, награждениях и любом карьерном продвижении на дополнительной работе будут заполняться по основному месту.
4. Для пенсионного фонда при назначении пенсии.
5. Для получения визы.
6. Иные случаи. Копию можно сделать просто для себя. Бывают ситуации, когда оригинал может потеряться, а данные о трудовом стаже восстановить будет не так легко. Ксерокопия трудовой поможет сохранить данные на конкретный период времени.

Отказать в выдаче копии работодатель не имеет права в соответствии со ст. 89 ТК РФ.

Откуда взять копию документа

Документ об учете труда гражданина находится на хранении у руководителя либо в отделе кадров организации. Сотруднику он отдается исключительно при увольнении либо выходе на пенсию. Если при обращении в некоторые учреждения требуется трудовая, то гражданин может представить ее копию. С целью получения ксерокопии трудового документа трудящийся должен обратиться с надлежащим заявлением к своему работодателю. По закону работодателю выделяется три дня, на протяжении которых он обязан выдать документ заявителю. Получив трудовую книжку, надо сделать копии всех заполненных страниц.

Когда работодатель должен передать скан-копии трудовых книжек в ПФУ

Действительно, с 10.06.21 г. вступает в силу Закон от 05.02.21 г. № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217). Однако это вовсе не означает, что уже 10 июня нужно срочно отправлять скан-копии трудовых книжек работников.

С этой даты начнется переход на электронный учет трудовой деятельности, который продлится 5 лет (до 10.06.26 г.). Такой учет будет вестись в составе персональной электронной учетной карточки в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Реестр застрахованных лиц).

Согласно п. 2 разд. II Закона № 1217 порядок и очередность предоставления сведений должен определить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики. На сегодня такой порядок еще не утвержден, поэтому пока работодатель не обязан передавать в ПФУ сканированные копии трудовых книжек. Соответственно, с 10.06.21 г. за их неподачу никакие штрафные санкции на работодателей не налагаются.

Стоит отметить, что с 26.12.19 г. действует Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.19 г. № 1084 (далее – Порядок № 1084). Этим документом предусмотрено, что работодатель как страхователь или само застрахованное лицо может (но не обязан!) самостоятельно передать скан-копии трудовых книжек в ПФУ для подтверждения имеющегося трудового стажа для заключения трудового договора, назначения пенсий и других целей. Например, согласно Порядку № 1084 работодатель может подать скан-копию трудовой книжки при выходе сотрудника на пенсию (подробнее см. далее).

Однако Порядок № 1084 никак не связан с Законом № 1217. ПФУ должен разработать еще один порядок передачи данных из бумажной трудовой книжки в ПФУ для их внесения в Реестр застрахованных лиц. Поэтому до его утверждения мы рекомендуем работодателям подавать отсканированные копии трудовых книжек только по запросу ПФУ или по своей инициативе при выходе работника на пенсию.

Может ли работодатель с 10.06.21 г. выдавать работнику на руки бумажную трудовую книжку для хранения?

Нет, не может. В п. 2 разд. II Закона № 1217 четко прописано, что выдавать на руки работникам трудовые книжки под подпись можно только после завершения работ по внесению сведений о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц. То есть, пока данные из бумажной трудовой книжки не будут внесены в Реестр застрахованных лиц, выдавать работнику трудовую книжку нельзя.

Аналогичное правило действует и в случае увольнения или приема на работу сотрудников. То есть даже после 10.06.21 г. при трудоустройстве работник подает трудовую книжку и работодатель обязан внести в нее запись о приеме на работу. При увольнении производится запись об увольнении, и оформленная трудовая книжка выдается в день увольнения.

Важно: не оформлять и не хранить трудовые книжки работодатель сможет только после того, как сведения о трудовой деятельности работников будут внесены в Реестр застрахованных лиц. Пока работодатель продолжает вести трудовые книжки в соответствии с Инструкцией, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58).

А может ли сотрудник требовать внесения записей о его работе в бумажную трудовую книжку после того, как начнет действовать новый порядок передачи данных из бумажной трудовой книжки в ПФУ?

Да, может. Даже после того как начнет действовать новый порядок передачи данных из бумажной трудовой книжки в ПФУ, по требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее 5 дней после приема на работу. По требованию работника работодатель также обязан, как и ранее, вносить в трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе. Однако после внесения сведений из бумажной трудовой книжки в Реестр застрахованных лиц, она будет храниться у работника (ст. 48 КЗоТ в редакции от 10.06.21 г.). То есть хранить ее у себя работодатель не должен, даже если на этом будет настаивать сотрудник.

Напомним: сейчас обязанность по хранению трудовых книжек работников возложена на работодателя. Однако это правило не распространяется на работодателей-предпринимателей (п. 2.21 1 Инструкции № 58). Трудовые книжки работников предпринимателя хранятся у самих работников.

Работник через несколько месяцев идет на пенсию и просит работодателя передать в ПФУ скан-копию его трудовой книжки. Может ли работодатель это сделать?

Да, как уже было отмечено, работодатель может (но не обязан!) передать скан-копию трудовой книжки сотрудника для назначения ему пенсии в соответствии с Порядком № 1084.

Сведения о трудовой деятельности работника подаются в ПФУ через веб-портал электронных услуг в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования, с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП). Указанные сведения могут быть предоставлены также в оцифрованном виде. Требования к формату передаваемой информации устанавливаются ПФУ (п. 6 Порядка № 1084).

Если ранее вы не подавали скан-копии трудовых книжек через сайт, то для начала надо зарегистрироваться на этом портале. Это можно сделать двумя способами:

• путем подачи заявления (его форму можно скачать на этом же портале) и личного обращения в территориальный орган ПФУ;
• при помощи КЭП. Для этого в экранной форме «Вхід» необходимо выбрать вход в систему «за ЕЦП».

Обратите внимание: при передаче в ПФУ копий трудовых книжек, не забудьте отсканировать копию разрешения работника на обработку его персональных данных (п. 7 Порядка № 1084).

Скан-копии трудовой книжки работника, документов о стаже должны содержать все страницы и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов (п. 8 Порядка № 1048).

Подать скан-копию трудовой книжки можно, отправив:

• либо каждую страницу трудовой книжки отдельным файлом в формате JPG (изображение);
• либо все страницы трудовой книжки в одном формате PDF (документ).

Каждый файл должен иметь размер не более 1 МБ, а общее количество файлов не должно превышать 50 штук. Файлы, содержащие скан-копию трудовой книжки, называем «Трудова книжка», а разрешение работника на обработку его персональных данных – «Згода на обробку персональних даних співробітника».

После загрузки всех отсканированных файлов в меню «Мої звернення» будут отражены все поданные документы. После проверки и внесения ответственным лицом ПФУ данных о трудовом стаже работника эта информация будет отражаться в меню «Електронна трудова книжка».

Более подробный пошаговый механизм передачи скан-копии трудовой книжки для назначения пенсии см. на сайте ПФУ.

Источник: "Баланс-Агро" № 20, который вышел из печати 24.05.21 г.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Есть ли законодательные ограничения срока

Время, в течение которого действует ксерокопия документа, законом не установлено. Запрашивающие организации самостоятельно определяют, в какой срок будет приниматься копия трудовой книжки. В большинстве случаев он составляет один месяц. Этот срок применяется при предоставлении копии трудовой книжки в следующие инстанции:

• органы социальной защиты (например, если предъявитель претендует на компенсацию по квартплате или другие льготы);
• Главное Управление по вопросам миграции МВД РФ – для замены или получения загранпаспорта (с 2013 года копия трудовой перестала быть обязательной, однако часто ее продолжают требовать или вносят в список «желательных» документов);
• Пенсионный фонд РФ – для начисления пенсии;
• работодателю, к которому гражданин устраивается по совместительству.

Заверенную ксерокопию трудовой книжки иногда требуют консульства или посольства – для выдачи визы. Но они, как правило, считают ее действительной в течение 3-х месяцев.

Весь период официальной трудовой деятельности гражданина фиксируются в трудовой книжке, данный документ заводится работодателем при приеме сотрудника на работу. Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается сотруднику только при его увольнении, для дальнейшей передачи следующему работодателю.

Правила заверенная копии трудовой книжки

Когда работнику нужно подтвердить, что он официально трудоустроен, ему требуется заверенная копия трудовой книжки. Право работника на получение копии книжки предусмотрено статьями 84.1 и 89 Трудового Кодекса РФ (ТК РФ).

В соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ и 7-м пунктом Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 работодатель обязан по заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки в течении трех дней, с даты подачи работником заявления о выдачи.

Следует помнить, что дубликат трудовой книжки, не заверенный организацией является не действительным без представления оригинала документа.

Как работодателю заверить копию трудовой книжки (инструкция)

Согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65 Пост. Госстандарта. При изготовлении копии трудовой книжки двусторонняя печать листа недопустима, данные должны отражаться на одной стороне листа. Достоверность каждого листа подписывается уполномоченным лицом и печатью организации.

Основные этапы заверения копии трудовой

Прежде всего, чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, вам необходимо:

• написать заявление, на имя директора организации (указываем кому предназначено заявление, полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью, а также свои данные);
• в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на ст.62 ТК РФ, подпись и дата.

Руководство предприятие обязано рассмотреть и вынести свой ответ в 3 (трехдневный) срок.

Одобрив заявление руководитель издает приказ о выдаче и поручает ответственному лицу отдела кадров выдать заверенную копию сотруднику. Уполномоченное лицо делает копии всех страниц трудовой книжки, обязательно нужно обратить внимание на то, чтобы все записи были четко видны, не было никаких полос, исправлений.

Согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X, на каждой странице копии трудовой книжки ставится печать, подпись и запись копия верна. На последней странице копии указывается, что сотрудник «Работает по настоящее время». Далее проставляется подпись сотрудника, оформляющего копию документа. Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание термина реквизита «Подпись» в п. 3.22: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).Требования к реквизиту «Дата» содержатся в п. 3.11 : она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.

Заверение последней страницы трудовой книжки

На последней странице трудовой книжки запись о том, что гражданин «работает по настоящее время», позволяет использовать трудовую книжку для личных целей, к примеру: выдача кредита банком, подача документов в суд, получение льгот, субсидий и т.д.

Срок действия полученной заверенной копии трудовой книжки

Заверенная копия трудовой книжки считается действительной в течение 1 (одного) месяца. Но существуют исключения, например банк может потребовать заверенную копию не более 2 (двухнедельный) срока давности, для этого следует обратится в отдел кадров для проставления новой даты и печати организации, либо оформить новую копию трудовой книжки.

Каков срок действия заверенной копии трудовой книжки?

Копия трудовой книжки – это ксерокопии всех страниц документа, которые заверены работодателем и являются официальным документом. Срок годности заверенной трудовой книжки чаще определяют именно учреждения, которые требуют представить этот документ. То есть это может быть как 14 календарных дней, так и 1 месяц. Это связывают только со спецификой запросов этих инстанций.

Сколько времени актуальна копия вашей трудовой книжки?

Обычно, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет срок действия один месяц. Если за этот период в трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, тогда копия трудовой будет недействительной и необходимо будет оформлять новую копию.

Если человек не работает на тот момент, когда ему потребовалась копия его трудовой книжки, а соответственно, к работодателю он не обратится, тогда заверить ее можно у нотариуса. Но данная процедура будет стоить вам финансовых затрат. Если же работающий человек обращается за этой услугой к работодателю, то этот документ заверяется совершенно бесплатно.

Если вы не уверены или сомневаетесь, какой срок действительна копия трудовой книжки, уточнить информацию можно в том учреждении, в котором от вас требуют ее.