Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна. А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

• фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
• регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
• определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
• подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
• позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в 2021 году

Возможно применение путевого листа на основе формы 3, которая была введена в обращение постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако она, как и другие унифицированные формы, не является обязательной для применения. То есть в 2021 году можно для оформления путевых листов легковых автомобилей использовать как самостоятельно разработанный бланк, так и введенный в обращение Госкомстатом.

О том, каким документом можно утвердить выбранную форму бланка, читайте здесь.

В бланк формы путевого листа легкового автомобиля, утвержденной Госкомстатом, нужно добавить обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. Состав обязательных реквизитов обновлен следующим образом:

• с 01.01.2021 введен новый реквизит «сведения о перевозке»;
• обязательно указание регистрационного номера организации или ИП;
• отменено требование о проставлении печати или штампа владельца транспорта в заголовочной части;
• добавлена обязанность указывать дату и время проведения проверки технического состояния транспорта перед выездом в рейс с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

До 2021 года реквизиты путевого листа были регламентированы приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Чем руководствоваться

Унифицированная форма путевки для легкового автомобиля (форма 3) была утверждена Постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997. Последние существенные изменения внесены Приказом Минтранса № 467 от 21.12.2018, который вступил в силу с 1 марта 2019 г.

Этим нормативным актом:

• изменен период, на который выписывается п/л – теперь его нужно составлять перед началом каждой смены;
• разрешено не ставить штампы;
• слово «стоянка» заменена на «парковка».

Согласно Приказу Минтранса РФ № 476 от 07.11.2017, в путевом листе также указывают данные, которые не учтены в старых формах бланка:

• ОГРН предприятия или ОГРИП предпринимателя;
• дату и время предрейсового контроля технического состояния ТС и медицинского осмотра водителя с подписью уполномоченных на то лиц.

Автомобиль к работе не допускают при отсутствии соответствующих отметок.

Не всем подходят существующие бланки. Поэтому законом разрешается самостоятельно разрабатывать и применять в работе свой вариант формы, указав в нем обязательные реквизиты и показатели для документов строгой отчетности, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Важно. Применение измененного бланка нужно отразить приказом в учетной политике предприятия (п. 4 ПБУ 1/2008). Это снимет претензии при камеральной проверке налоговой инспекции. Оформляется п/л каждый день при выезде транспорта по служебным делам.

Как заполнять колонку «состояние автомобиля»

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Предрейсовый контроль. Необходимо написать «Автомобиль прошёл предрейсовый (или предсменный) контроль технического состояния», указать дату и время.

Контролёр технического состояния автотранспортных средств. Здесь контролёр ставит свою подпись и расшифровывает её.

Показания одометра. Пишется, какое число показывает одометр (в примере 20 150) и дата, когда снимались показания одометра (в примере 10.10.2018; 8:59).

Механик и выезд разрешаю. Здесь всё ясно.

Автомобиль в технически исправном состоянии принял. Водитель. Тоже понятно – водитель подписывается и расшифровывают свою подпись.

Горючее марка, код. Марка горючего, например, бензин АИ95. Код указывается согласно классификатору ОКПД, в примере – 19.20.21.100 – бензин автомобильный.

Оформление путевых листов для грузовых авто

Важно, что документ должен заполняться на каждое из транспортных средств согласно образцу. В случае, когда закреплено сразу несколько водителей за одним транспортом, то следует оформить путевой лист грузового автомобиля на каждого из них.

Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП

Начиная с 1 марта 2019 года лист заполняют на рейс или смену (то, что длится больше). Правила запрещают использовать ПЛ на месяц.

Если предприниматель одновременно является водителем, то обязан оформить и на себя путевой лист грузового автомобиля. Заполнение бланка включает указание информации о преодолеваемом расстоянии и датах исполнения работ.

Правильно оформленный путевой лист показывается в случае остановки сотрудникам ГИБДД наряду с документами на груз.

6 унифицированных форм документа

Путевые листы в первую очередь составляются для отслеживания пройденного расстояния, расхода ГСМ, начисления зарплаты водителю, а также издержек на амортизацию. Форма документа зависит от типа автомобиля, а также от характера оплаты труда – сдельного либо повременного. Однако такое разделение применяется только в отношении грузовых автомобилей; во всех остальных случаях эта классификация не имеет значения.

Заключение

При неправильном заполнении путевых листов на организацию накладывают штрафы. И нарушителю не возмещают налоговые потери, возникшие в связи с работой транспортного средства.

Юридические лица платят штраф в размере 10 процентов от общей суммы произведённых операций.

Совершение любых операций должно подкрепляться соответствующими первичными документами. У каждого из них имеется юридическая сила.

Найти образцы документа с пустыми строками для заполнения легко на специализированных сайтах.

Каким должно быть агентское вознаграждение и в каких случаях оно выдаётся? Подробная информация в данной публикации.

Можно быть уверенными в том, что заполнение такого документа соответствует всем требованиям законодательства. Главное – помнить о предельном сроке, на который заполняется лист. Этот срок равен месяцу.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в 1С – смотрите в этом видео: