Комиссии заказчика в рамках 44-ФЗ

По требованию 44-ФЗ, заказчик создает комиссию по осуществлению закупок для работы по рассмотрению заявок, поступивших от участников во время проведения той или иной закупочной процедуры. Такая группа людей является коллегиальным органом. Организовывать ее требуется для всех процедур, кроме госзакупок у единственного поставщика.

Выделяют такие виды:

• конкурсная (при проведении различных конкурсов, в т. ч. и электронных);
• аукционная (для осуществления аукционов);
• котировочная комиссия формируется заказчиком для проведения запроса котировок, в т. ч. и электронных;
• по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений, в т. ч. и электронных;
• единая комиссия по осуществлению закупок создается заказчиком при определении поставщика (подрядчика, исполнителя) в закупочных процедурах, в т. ч. и электронных.

Если заказчик проводит торги, не отличающиеся какой-либо спецификацией, то целесообразно создать единый коллегиальный орган. А если закупаете специфический товар, который требует специальных познаний, создавайте ее для проведения конкретной процедуры, а в состав включите специалистов или экспертов в нужной области.

Поэтапная инструкция по работе с электронным актированием в ЕИС

До того, как приемка станет обязательной, Заказчику необходимо предварительно согласовать с исполнителем возможность приемки в электронном виде и отметить по каждому контракту такую возможность специальной кнопкой в меню.

С вступлением в силу изменений функционал должен автоматически предусматривать электронную приемку. Контракты, по которым электронная приемка предусмотрена отмечаются значком «@». По таким контрактам поставщик (подрядчик/исполнитель) может инициировать электронную приемку. Для этого он через свой личный кабинет в ЕИС выбирает нужный контракт и создает первичный учетный документ, пользуясь подсказкой меню.

Документ подписывается ЭЦП уполномоченного лица Исполнителя, распечатывается и передается Заказчику.

Согласно законопроекту УПД в течение часа через ЕИС должен попасть к Заказчику, у которого есть не более 20 дней на его рассмотрение (меньший срок может быть установлен контрактом для приемки или отказа в приемке).

В случае, если Заказчик будет осуществлять приемку товара, то с его стороны необходимо выполнить ряд действий. П осле получения акта (при поставке товара он передается вместе с отгруженным товаром) Заказчик должен направить Исполнителю бумажную расписку о его получении. Это подтверждает, что акт и товар получены.

В законопроекте об извещении или расписке ничего не указывается, но говорится о сроке на приемку – он должен быть не более 20 дней с момента, когда акт, подписанный ЭЦП исполнителя, поступит заказчику через ЕИС. В данной связи не совсем урегулирован вопрос о том, как будет связано получение акта с фактической отгрузкой товара в случае поставки.

На следующем шаге Заказчик непосредственно осуществляет саму приемку товара/работ/услуг и подписывает акт о приемке. Если была создана приемочная комиссия, то подписать такой акт должен собственноручно каждый член комиссии.

По результатам приемки, Заказчик в ЕИС видит в личном кабинете соответствующий документ со статусом ожидания подтверждения получения, заполняет поля, которые оставались пустыми и прикрепляет отсканированный акт о приемке, на котором должны быть визуально отображены все необходимые подписи.

Электронный акт в день подписания акта на бумаге подписывается ЭЦП и направляется исполнителю/поставщику через ЕИС.

После осуществления оплаты по контракту информация вносится заказчиком в реестр контрактов.

При частичной приемке заказчик составляет корректировочный документ, где указывает объем принятых ТРУ, а оплату производит частично – только в отношении тех ТРУ, которые были им приняты. В отношении неприятных товаров/работ или услуг Заказчик действует также, как в случае полного отказа от приемки.

Согласно законопроекту подписание должно будет производиться каждым из членов комиссии посредством усиленной ЭЦП, а после подписания членами комиссии – уже уполномоченным лицом заказчика. Все документы направляются и подписываются в электронном виде.

Какие документы готовить

Закон № 44 не устанавливает каких-либо норм по данному вопросу. Тем не менее, решение о создании коллегии целесообразно закрепить Приказом, в котором будут указаны следующие сведения:

• вид;
• Ф.И.О. и должности председателя;
• Ф.И.О. и должности участников;
• порядок работы.

Последний пункт часто оформляют соответствующим Положением, на которое можно будет ссылаться в Приказе. Порядок может установить:

1. Сроки и способы отправки уведомлений членам о заседании.
2. Запрет на заочное заседание.
3. Минимальную явку на голосование — 50 % от общего числа членов.
4. Запрет на делегирование полномочий членами.
5. Регламент проведения заседаний.
6. Права и обязанности председателя и участников.
7. Ответственность.
8. Порядок и сроки ротации членов.

Все вышеуказанные документы должны быть подписаны уполномоченным лицом заказчика и утверждены до начала проведения тендера.

Наконец, при замене одного из участников стоит оформить и подписать соответствующий приказ, где будут указаны имена исключенных и вновь прибывших членов.

Порядок работы комиссии

Порядок работы комиссии определяется заказчиком и закрепляется внутренним регламентирующим документом при создании комиссии. Таким документом может выступать, например, положение о комиссии. В положение о комиссии представляется целесообразным включить следующие разделы:

1) Цель создания и задачи деятельности комиссии

Целью создания комиссии является определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей), за исключением осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). Задачами комиссии являются соблюдение всех принципов контрактной системы при определении поставщиков, а именно: открытости и прозрачности, обеспечения конкуренции, профессионализма заказчика, стимулирования инноваций, единства контрактной системы в сфере закупок, ответственности за результативность обеспечения государственных и муниципальных нужд, эффективности осуществления закупок.

2) Состав комиссии и порядок формирования комиссии

Состав комиссии – это количество и перечень членов комиссии, включая председателя и членов комиссии с особыми функциями, например, заместителя председателя комиссии.

Порядок формирования комиссии – это требования о том, кого необходимо включить в ее состав. Кроме требований Закона № 44-ФЗ (лица, имеющие специальное образование, лица творческих профессий и т.д.), заказчик по своему усмотрению определяет дополнительные требования к квалификации, численному и персональному составу комиссии.

3) Организация деятельности комиссии

В данном разделе нужно указать, каким образом будет работать комиссия, например, кому будет подчиняться (непосредственно руководителю заказчика, его заместителю или руководителю другого структурного подразделения), должны ли другие подразделения выполнять требования членов комиссии, могут ли (обязаны ли) в деятельности комиссии участвовать приглашенные лица (например, сотрудники контрактной службы/контрактные управляющие, члены рабочих групп, сотрудники подразделений и т.д.).

Отдельно необходимо прописать порядок замены отсутствующих членов комиссии, например: в случае отсутствия председателя комиссии его функции выполняет заместитель/любой другой член комиссии из присутствующих. Порядок замены должен быть установлен для каждого члена комиссии, наделенного специальными функциями. Также необходимо описать порядок уведомления членов комиссии об очередном заседании. В соответствии с ч. 8 ст. 39 Закона № 44-ФЗ эту функцию выполняет председатель.

4) Функции комиссии

В данном разделе указываются функции в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

5) Права и обязанности комиссии, порядок взаимодействия со структурными подразделениями заказчика

В данном разделе указываются права и обязанности членов комиссии. Например, право при выполнении своих функций обращаться в различные структурные подразделения заказчика, привлекать к своей работе специалистов этих подразделений, в оговоренных Законом № 44-ФЗ случаях, привлекать независимых экспертов и др. К обязанностям можно отнести, например, сообщать курирующему руководителю или руководителю заказчика о возможности возникновения конфликта интересов, об отказе предоставления другими сотрудниками заказчика необходимых комиссии сведений (при наличии права у комиссии требовать этого) и др.

6) Документальное обеспечение деятельности комиссии

В данном разделе, например, могут быть представлены типовые формы документов, необходимых для деятельности комиссии, указаны сроки и место передачи документов в архив и др.

7) Ответственность членов комиссии

В такой раздел можно включить подробный перечень статей КоАП РФ с размерами штрафов, либо ограничиться общей фразой «в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Перечень указанных разделов является рекомендуемым, может быть изменен и дополнен в соответствии с пожеланием конкретного заказчика. Если Вы заинтересованы в подготовке положения о комиссии под нужны Вашей организации и боитесь допустить ошибки при его составлении, в том числе в части возложения на членов комиссии функций, которые не могут быть им переданы согласно Закону № 44-ФЗ, Центр закупок и продаж «Закон.гуру» готов оказать поддержку в этом вопросе и разработать необходимые документы. Для этого нужно просто подать заявку здесь.

Положение о комиссии утверждается и вводится в действие в порядке, установленном локальными нормативными актами заказчика.

Порядок сдачи и приемки выполненных работ

После письменного уведомления подрядчиком второй стороны по договору о принятии работ, подрядчик должен подготовить акт приема передачи объекта, в котором перечислена вся проведенная подрядчиком работа, а заказчик в свою очередь обязан расписаться под каждым пунктом в случае, если все пункты договора исполнены надлежащим образом.

В противном случае необходимо указать, что конкретно не принимает заказчик, а подрядчик в свою очередь обязан в разумные сроки устранить несоответствия за свой счет и свои силы. Разумеется, должен он это сделать только если он считает, что работу действительно нужно исправлять и никак иначе. Нужно помнить, что заказчик может выявить скрытые дефекты уже после подписания акта приема передачи. Работы могут быть выполнены раньше прописанного в договоре срока, а также стоит отметить, что они также могут быть продлены по следующим обстоятельствам:

• подрядчик предоставляет доказательства того, что выполнение работы невозможно по каким-либо обстоятельствам, не зависящим от него;
• по обоюдному согласию составляется приложение к договору о продлении работы подрядчиком.

Довольно часто происходят такие моменты, когда подрядчик и заказчик не могут найти общий язык уже в процессе выполнения работ или по их окончании, в таком случае стороны прибегают к услугам наших адвокатов, которые разъясняют им их возможности на законодательном уровне и приводят их к какому-то общему и конструктивному решению, которое выгодно для обоих сторон. Все эти и другие вопросы решаются как в досудебном порядке, так и непосредственно в суде при помощи компетентных экспертных организаций, поэтому настоятельно рекомендуем обеим сторонам спора, не совершать ошибок, в сразу прибегнуть к помощи нашего адвоката на ранней стадии конфликта или вопроса.

Как составить

Госзаказчик может составить и утвердить отдельное Положение, в котором будут прописаны принципы и правила проведения такой процедуры, формы всех необходимых документов, а также порядок создания приемочной комиссии.

Акт обязательно должен включать следующую информацию:

1. Список поставленной продукции.
2. Стоимость товарно-материальных ценностей.
3. Бумаги, составленные в результате экспертизы.
4. Решение заказчика с учетом экспертных замечаний.
5. Обоснование выявленных недочетов (при наличии).
6. Подписи заказчика или членов комиссии.

Отсутствие акта приемки товара 44-ФЗ КоАП наказывает штрафом в 20 000 рублей для должностных лиц (ч. 9 ст 7.32 КоАП). Такое же взыскание ожидает заказчика, если он не отправит поставщику мотивированный отказ.

Комиссии заказчика в рамках 44-ФЗ

Главное — наличие компетенций и знаний, которые помогут корректно выбрать победителя.

Выделяются следующие виды комиссий (с ним нужно определиться при создании):

1. единая по осуществлению закупок 44-ФЗ (при проведении всех закупочных процедур).
2. котировочная (в целях проведения );
3. конкурсная (при проведении различных конкурсов);
4. аукционная (для осуществления );
5. по рассмотрению заявок на участие в ;

Важно учесть, что если заказчик проводит торги, не отличающиеся какой-либо спецификацией, то целесообразно создать единую комиссию. А в случае закупки специфического товара, что требует специальных познаний, можно создать ее лишь для проведения конкретной процедуры, а в состав включить специалистов или экспертов в нужной области.

Итак, законом № 44-ФЗ предусмотрены требования к рассматриваемому коллегиальному органу.