Как оформить новогодние подарки в бухучете

Как оформить новогодние подарки в бухучете

Учет новогодних подарков — отражение в бухгалтерском и налоговом учете материального поощрения, не связанного с трудовой деятельностью. Порядок налогообложения зависит от стоимости материальных ценностей, а передача происходит на основании договора дарения.

Подарки контрагентам

Вариант А

Здесь потребуются документы: договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием вашей компании и приказ о раздаче подарков в рекламных целях поставщикам, покупателям, деловым партнёрам.

Если подарок дороже 3 000 ₽, то нужно заключить договор дарения в письменной форме, на этом настаивает Гражданский кодекс. Но даже если он дешевле, договор всё равно стоит оформить, так будет меньше вопросов от налоговой. А подарки юридическим лицам дороже 3 000 ₽ запрещены совсем.

Если стоимость подарков с начала года на одного человека больше 4 000 ₽, необходимо рассчитать НДФЛ. Поскольку этот человек вашим сотрудником не является, удержать НДФЛ невозможно, нужно обязательно уведомить об этом налоговую.

Если подарки вручаются в ходе рекламной кампании, то страховые взносы не возникают, потому что трудовых отношений с одаряемыми нет.

Для уменьшения налога на прибыль на общей системе налогообложения расходы на подарки можно учесть, но только в пределах 1% от выручки.

НДС начисляется на стоимость производства или приобретения подарков без НДС, а если дарите собственную продукцию, то на её себестоимость. Счёт-фактуру составьте в одном экземпляре на все подарки. НДС к вычету по изготовлению таких подарков можно принять в общем порядке, то есть нужно не только получить и учесть товар, но и получить от поставщика счёт-фактуру на сырьё или комплектующие, и, конечно, быть плательщиком НДС. Поэтому, чтобы уменьшить налог, закупайте подарки у тех, кто находится на ОСНО.

На УСН «Доходы минус расходы» тоже можно учесть расходы для уменьшения налога, также в пределах 1%.

Вариант B

Документы: договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием вашей компании и приказ о раздаче подарков в рекламных целях — всё, как в предыдущем случае.

НДФЛ: не возникает, но помните, что лимит по каждому физическому лицу считается с начала года.

Страховые взносы: не возникают.

Налог на прибыль при ОСНО: затраты можно учесть в пределах 1% от выручки.

НДС при ОСНО: если подарок не дороже 100 ₽, то не начисляется, но и к вычету со стоимости изготовления принять нельзя.

Налог при УСН «Доходы минус расходы»: затраты можно учесть в пределах 1% от выручки.

Вариант C

Скажем прямо — устраивать рекламную кампанию и раздавать подарки без логотипа довольно странно. Учесть такие расходы не удастся, у налоговой могут возникнуть вопросы. Может, стоит ограничить круг лиц?

Документы: заключите договоры дарения.

НДФЛ: с суммы больше 4 000 ₽ необходимо рассчитать НДФЛ, лимит считается по всем подаркам с начала года. Удержать НДФЛ невозможно, потому что это не ваш сотрудник. Не забудьте уведомить налоговую. Напомним, что подарки юрлицам дороже 3 000 ₽ запрещены.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: при расчёте налога такие расходы не учитываются.

НДС при ОСНО: начисляется на стоимость изготовления или приобретения подарков без НДС, а если дарите собственную продукцию — на её себестоимость. Счёт-фактуру составьте в одном экземпляре на все подарки. К вычету НДС по изготовлению таких подарков принимается в общем порядке.

Налог при УСН: в расходах учесть нельзя.

Вариант D

Такие подарки запрещены Гражданским кодексом РФ.

Вариант E

Документы: для подтверждения представительских расходов нужно подготовить несколько документов, иначе у налоговой возникнут вопросы:

1) Приказ о проведении представительского мероприятия — с указанием цели мероприятия и работников организации, которые должны в нём участвовать;

2) Смета представительских расходов — укажите цену сувенирной продукции;

3) Договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на её передачу и списание — счёт-фактура, накладная, акт;

4) Акт об осуществлении представительских расходов — в нём нужно указать фактические расходы;

5) Отчёт о проведённом мероприятии с указанием цели и результатов.

НДФЛ: с суммы больше 4 000 ₽ необходимо рассчитать НДФЛ. Лимит считается по всем подаркам с начала года. Удержать НДФЛ невозможно, потому что это не ваш сотрудник — не забудьте уведомить налоговую об этом. При дарении юридическому лицу НДФЛ не возникает, но помните — подарки дороже 3 000 ₽ запрещены и в этом случае.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: есть хороший шанс учесть расходы в качестве представительских. С такой позицией не согласен Минфин, однако суды обычно поддерживают налогоплательщиков. Главное, не выходить за лимит (не более 4% от расходов на оплату труда) и следовать разъяснениям налоговой.

НДС при ОСНО по таким подаркам начисляется на их покупную стоимость без НДС и к вычету принимается только с нормативной части расходов, которую можно учесть при расчёте налога на прибыль — это 4% от расходов на оплату труда.

УСН: учесть в расходах и снизить налог не получится.

Вариант F

Документы: издайте приказ, подарки раздайте по ведомости. На подарки дороже 3 000 ₽ рублей составьте договор дарения.

НДФЛ: с суммы больше 4 000 ₽ необходимо рассчитать НДФЛ, лимит считается по всем подаркам с начала года. Удержать НДФЛ невозможно, потому что это не ваш сотрудник — не забудьте уведомить налоговую. Если дарите юридическому лицу, то НДФЛ не возникнет, но помните — не дороже 3 000 ₽.

Страховые взносы: нет.

Налог на прибыль при ОСНО: учесть такие расходы нельзя.

НДС при ОСНО: начислите на покупную стоимость подарков без НДС, а если дарите собственную продукцию — на её себестоимость. К вычету НДС по приобретению или изготовлению таких подарков принимайте в общем порядке.

Налог при УСН: учесть тоже не получится.

С контрагентами разобрались, переходим к работникам 🙂

Налогообложение новогодних подарков детям сотрудников

Порядок налогообложения подарков детям сотрудников (в том числе новогодних) утвержден в следующих нормативных документах:

При определении налогооблагаемой базы НДФЛ при дарении новогодних подарков детям сотрудников действует правило, аналогичное порядку налогообложению стоимости подарков сотрудникам. Иными словами, стоимость новогоднего подарка ребенку сотрудника, будь то билет на новогоднюю елку или сладости, является дополнительным благом и признается объектом налогообложения НДФЛ.

При этом при дарении подарка ребенку работодатель вправе применить налоговый вычет и уменьшить базу налогообложения НДФЛ на 4.000 руб. Таким образом, новогодний подарок ребенку стоимостью до 4.000 руб. налогом не облагается.

Если стоимость новогоднего подарка превышает 4.000 руб., то налог начисляется на разницу между ценой подарка согласно договору дарения и вычетом:

НДФЛ = НалогБаза * Ставка,

где НалогБаза – размер налогооблагаемой базы;
Ставка – ставка, действующая в отношении начисления налога для сотрудника.

Налоговым агентом по начислению НДФЛ выступает работодатель, плательщиком НДФЛ – сотрудник, ребенку которого вручен подарок.

При начислении НДФЛ от стоимости подарков детям сотрудников следует соблюдать следующие правила:

• НДФЛ уплачивается за счет получателя дохода, то есть организации следует удержать налог с сотрудника;
• перечислить налог в бюджет следует не позже дня дарения, который указан в договоре;
• НДФЛ, начисленный от стоимости подарков детям сотрудников, должен быть отражен в отчете 6-НДФЛ.

Бланк отчета 6-НДФЛ можно скачать здесь ⇒ Бланк 6-NDFL_2021.

Образец заполнения отчета 6-НДФЛ можно скачать здесь ⇒ Образец 6-NDFL_2021.

Рассмотрим пример. Ко дню празднования Нового года руководство ООО «Зодиак» вручило детям некоторых сотрудников компании памятные подарки и билеты на детское театральное представление. Общая стоимость подарков на одного ребенка составила 5.022 руб.

Подарки вручены детям восьми сотрудников, один из которых является нерезидентом РФ.

Бухгалтер ООО «Зодиак» начислил НДФЛ на стоимость подарков в следующем порядке:

• для резидентов – (5.022 руб. – 4.000 руб.) * 13% = 132,86 руб.;
• для резидентов – (5.022 руб. – 4.000 руб.) * 30% = 306,60 руб.

НДФЛ был удержан из доходов сотрудников, начислен в учете и перечислен в бюджет в установленном порядке – в день вручения подарков согласно договору дарения.

На основании п. 1 ст. 39 НК РФ, объекты, переданные организацией получателю на безвозмездной основе, признаются реализацией, в связи с чем их стоимость подлежит налогообложению НДС. Таким образом, новогодние подарки детям сотрудников являются товаром, реализуемым на безоплатной основе, с необходимостью начисления и уплаты НДС. Данная позиция подтверждается разъяснениями, данными Минфином в многочисленных письмах (N 03-07-11/16 от 22.01.2009, N 03-04-11/64 от 10.04.2006,N 04-04-06/38 от 07.03.2003).

При этом организация-даритель сохраняет за собой право применения налогового вычета в размере НДС, уплаченного поставщику при приобретении подарка. Данное право утверждено в ст. 171 НК РФ.

Налог на прибыль

Так как подарки, врученные детям сотрудникам к новогоднему празднику, не являются элементом оплаты труда и не связаны с выполнением сотрудником его должностных обязанностей, то стоимость таких подарков нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Основания для данного утверждения следующие: вручение новогоднего подарка ребенку сотрудника не является частью производственной деятельности и не связано с показателями работы сотрудника. Кроме того, подарок не является частью вознаграждения в рамках трудового/коллективного договора.

Вышеуказанная позиция подтверждена положениями НК РФ (п. 16 и п. 21 ст. 270 ) и разъяснениями Минфина (письмо № 03-03-06/1/386 от 08.06.2010 г.).

Страховые взносы

В общем порядке стоимость новогодних подарков детям сотрудников не являются объектом налогообложения страховыми взносами на следующих основаниях:

• подарок ребенку сотруднику не является элементом оплаты труда;
• вручение подарка осуществляется вне рамок трудовых отношений между работодателем и сотрудником;
• основанием для передачи подарка является договор дарения, составленный в письменной форме;
• передача подарка не связана с производственными показателями сотрудника;
• вручение подарка не влечет за собой возникновения взаимных обязательств между сотрудником и работодателем.

Претензии контролирующих органов в части необходимости начисления страховых взносов на подарок возможны в следующих случаях:

• отсутствует договор дарения и акт приема-передачи подарка;
• подарок вручен в соответствие с внутренними положениями о вознаграждениях и поощрениях.

Таким образом, во избежание споров и разногласий с контролирующими органами работодателю рекомендуется составить договор дарения подарка в установленной форме и подписать его у сотрудника.

НДС

Соответственно, стоимость подарков должна облагаться НДС.

«Входной» НДС по приобретенным товаром организация может принять к вычету (письмо Минфина России от 18.08.2017 г. № 03-07-11/53088).

Организации, применяющие УСН, при передаче подарков сотрудникам НДС не начисляют.

Аккуратно надо быть плательщикам ЕНВД. Согласно п. 1 и п.2 ст.346.26 НК РФ, выдача подарков не относится к предпринимательской деятельности, облагаемой ЕНВД.

Таким образом, организация, применяющая ЕНВД, на стоимость подарков, переданных сотрудникам к Новому году, должна начислить НДС (подп.1 п.1 ст.146 НК РФ).

Подарок сотруднику в денежной форме

Программа 1С 8.3 ЗУП подразумевает, что все подарки, в том числе денежные, выдаются в натуральном виде. Так как согласно статье 572 ГК РФ подарок – это вещь, а в соответствии со статьей 128 ГК РФ деньги являются вещью.

Но, если все же необходимо отразить подарок в денежной форме в 1С ЗУП, то следует воспользоваться документом Разовое начисление через раздел Зарплата, заранее создав пользовательский вид расчета Подарок, через раздел Настройки – Начисления, и заполнив следующим образом:

• Вкладка Основное:

• Вкладка Налоги, взносы, бухучет:

Выбираем этот вид расчета в самом документе:

При таком способе оформления сумма подарка идет к выплате, но с суммы пока еще не рассчитываются страховые взносы. Поэтому необходимо следующим шагом оформить документ Начисление зарплаты и взносов для расчета взносов.

Страховые взносы на ОПС исчислены с общей суммы заработной платы и подарка 53 000 *22% / 100 = 11 660 руб.:

Из расчетного листка видим, что общая сумма начислений составила 53 000 руб. = 50 000 руб. оклад + 3 000 руб. подарок:

Обратимся к карточке учета страховых взносов и убедимся, что сумма подарка попала в базу для исчисления страховых взносов:

Важно! В 1С 8.3 конфигурации Зарплата и Управление персоналом ред.3 предусмотрено автоматическое отслеживание сумм подарков, превышающих не облагаемую сумму 4 000 руб. по коду дохода 2720 в разрезе физических лиц в течение всего налогового периода.

То есть, если для сотрудника доход в виде подарка был оформлен при помощи документа Приз, подарок на сумму 3 000 руб. и в течение налогового периода был оформлен еще один подарок, но уже при помощи документа Разовое начисление на сумму 3 000 руб., то на 2 000 руб. программа 1С ЗУП 8.3 начислит НДФЛ.

Налог на доходы физических лиц

Операции бесплатной раздачи товаров попадают под нормы пп. 164.2.17 НКУ, в соответствии с которыми в налогооблагаемый доход включают доходы в виде дополнительного блага в виде стоимости безоплатно полученных товаров (работ, услуг), определенной по правилам обычной цены.

Между тем обычно при акционных раздачах персонифицировать получателей товаров невозможно, в связи с чем объект обложения налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) отсутствует. Также, неперсонифицированные раздачи подарков с логотипом компании в рекламных целях не отражают в налоговом расчете по ф. № 1ДФ.

Если же персонификация получателя возможна, бесплатно полученные товары придется обложить НДФЛ. Правила определения обычной цены для данной ситуации четко не установлены, поскольку в пп. 14.1.71 НКУ предусмотрены варианты расчета обычной цены для ситуации продажи товаров, а не дарения. На практике в таких случаях обычно ориентируются на стоимость, по которой бесплатно раздаваемый товар был приобретен у поставщика.

Также в ситуации, когда персонифицировать получателя возможно, нужно учесть нормы пп. 165.1.39 НКУ, согласно которым не включают в облагаемый доход физического лица стоимость подарков, если их стоимость не превышает 25% одной минимальной заработной платы (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного налогового года (в 2017 году это 800 грн).

Персонифицированные подарки (в виде бесплатно переданных товаров), превышающие эту сумму, облагают НДФЛ с применением натурального коэффициента. Натуральный коэффициент следует применить только к той части дохода, с которой удерживают НДФЛ.

По общим правилам любые подарки подлежат отражению в налоговом расчете по ф. № 1ДФ. При этом облагаемые НДФЛ подарки показывают с признаком дохода «126», необлагаемые с признаком дохода «160».