Материальная помощь: учет и налоги

1. Виды материальной помощи

1. Виды материальной помощи

Правила, по которым выдается материальная помощь работнику, законодательно не определены, виды такой помощи выделяют исходя из наиболее часто встречающихся причин таких выплат.

Условно можно выделить следующие виды материальной помощи:

• помощь, связанная с нарушением здоровья работника или членов его семьи. К членам семьи относят супругов, детей и родителей.
• помощь, связанная со смертью работника или членов его семьи,
• помощь, связанная с рождением детей,
• помощь в связи с бракосочетанием,
• помощь, связанная со стихийными бедствиями, террором,
• материальная помощь работнику к отпуску.

В некоторых регионах могут быть специфические виды материальной помощи, например, в Сибири возможна выдача материальной помощи на покупку теплой одежды.

Материальная помощь может быть как разовая, так и периодическая. Обычно она связана с определенным событием в жизни работника.

Размер материальной помощи может указываться как в абсолютном выражении, так и в процентах, например, от оклада работника.

Дополнительно отметим, что выплаты организации в связи с рождением ребенка, со смертью родственников, с регистрацией брака не входят в состав выплат, с которых удерживаются алименты (п. «в» статьи 101 Федерального закона «Об исполнительно производстве»).

2. Документы для оформления материальной помощи

Оказание материальной помощи работнику может быть прописано в документах организации. Документом может служить локальный нормативный акт (ЛНА) организации, посвященный только данному вопросу. Но может быть и раздел коллективного договора.

Возможна и другая ситуация, когда в документах организации не предусмотрены выплаты матпомощи, но фактически они осуществляются.

Обычно оказание материальной помощи работнику оформляется следующими документами:

заявление работника – в случаях, когда сам работник обращается за помощью,

служебная записка руководителя – в случаях, когда инициативу берет себя непосредственный руководитель работника, считающий, что случай в жизни работника является основанием для обращения за помощью,

приказ (распоряжение) руководителя о выделении материальной помощи.

Не обязательно все перечисленные документы должны быть в организации. Не исключен случай, когда материальная помощь выделяется распоряжением руководителя, хотя ни заявлений, ни служебных записок не составлялось.

Формы перечисленных документов законом не установлены, но могут быть определены учетной политикой фирмы.

К приказу могут прилагаться документы-основания:

справки, подтверждающие факт события, например, справка (свидетельство) о рождении ребенка, справка о смерти и другие,

заключение медицинских организаций о назначенном лечении (выписки дорогих препаратов для лечения).

другие аналогичные документы.

Учитывая, что некоторые вида материальной помощи попадают под льготы по НДФЛ и страховым взносам, не лишним будет напомнить о подробной формулировке назначения платежа по выплате материальной помощи. Рекомендуется указать конкретный вид материальной помощи и номер приказа (основания) на выплату.

Следует учитывать, что контролирующие органы считают, что если материальная помощь выдается частями, и на выплату каждой части создаются отдельные приказы (распоряжения), то материальной помощью является только первая выплата. Остальные выплаты, по мнению Минфина, признаются частью заработной платы, с которой должны уплачиваться все налоги/взносы в общем порядке — Письмо Минфина от 31.10.2013 № 03-04-06/46587.

Поэтому в случаях, когда матпомощь по одному основанию не может быть выплачена сразу (непростое финансовое положение организации и т.п.), будет не лишним предусмотреть в приказе или приложении к нему график выплат частей матпомощи. Ну и проследить, чтобы при выплатах была ссылка на один и тот же распорядительный документ.

3. Материальная помощь работнику проводки

Материальная помощь может выдаваться как денежными средствами (наиболее частый случай), так и в натуральном виде. Например, когда речь идет о средствах лечения, либо помощи, оказываемой по результатам стихийных бедствий.

Иногда оказание материальной помощи работнику оформляется в организации как составная часть системы оплаты труда. Это, на наш взгляд, логично только для так называемой материальной помощи к отпуску. Такую материальную помощь контролирующие органы расценивают как стимулирующую выплату (премию), связанную с трудовой деятельностью работника.

Работодателю придется учитывать данную позиции ФНС. И отражать в бухгалтерском учете материальную помощь к отпуску как составную часть заработной платы.

В налоговом учете по налогу на прибыль матпомощь к отпуску (предусмотренную трудовом или коллективным договором, другим ЛНА организации) следует отражать в составе расходов на оплату труда в соответствии с п.25 статьи 255 НК РФ – Письмо Минфина РФ от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912.

Основные бухгалтерские проводки по матпомощи:

Начислена материальная помощь работнику организации

Дебет 91.02 Кредит 73.03

Использование в проводках счета 84, по мнению Минфина РФ, неправомерно (Письмо Минфина РФ от 06.02.2015 № 07-04-06/5027). Использование счета 70, на наш взгляд, также не верно.

Начислена материальная помощь работнику к отпуску

Дебет 20.01 (26, 44) Кредит 70.01

Начислена материальная помощь бывшему работнику организации или стороннему лицу

Дебет 91.02 Кредит 76.10

Начислен НДФЛ с материальной помощи

Дебет 73.03 (76.05) Кредит 68.01

Начислены страховые взносы с облагаемой части материальной помощи

Дебет 91.02 (20, 26, 44) Кредит 69

Случаи, когда надо начислять НДФЛ и взносы, рассмотрим ниже

4. Материальная помощь работнику налоги

Налог на прибыль, УСН

В налоговом учете расходы на материальную помощь работникам не принимаются. Об этом прямо говориться в п. 23 статьи 270 НК РФ, касающейся налога на прибыль.

В статье 346.16, содержащей закрытый перечень расходов при УСН (доходы минус расходы), расхода по выплате материальной помощи также нет.

Это следует учитывать при составлении трудового договора. Стоит лишний раз задуматься о включении в трудовой договор пункта о представлении материальной помощи работнику. С одной стороны, пункт о матпомощи в трудовом договоре служит сигналом о включении затрат не во внереализационные расходы, а в расходы по оплате труда. С другой стороны, смысла в этом особого нет, т.к. матпомощь не учитывается при налогообложении.

Материальная помощь работнику НДФЛ

Не облагается НДФЛ материальная помощь, прямо поименованная в статье 217 НК РФ, например:

Материальная помощь родственникам (членам семьи) умершего работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию, или работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена (членов) его семьи,

Материальная помощь при рождении (усыновлении) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 тысяч рублей на каждого ребенка (п. 8 статьи 217 НР РФ),

Не облагается НДФЛ материальная помощь не выше 4 000 рублей в год в отношении:

суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту.

В расчете 6-НДФЛ доходы в виде материальной помощи, перечисленные в статье 217 НК РФ, не отражаются — Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос 4).

Если материальная помощь выплачивается в сумме большей, чем указано в статье 217 НК РФ, то в расчет она попадает, причем необлагаемая часть отражается в качестве налогового вычета (пример 2).

Материальная помощь работнику Страховые взносы

Страховые взносы на сумму материальной помощи не начисляются в случаях:

при рождении (усыновлении) ребенка, если сумма не превышает 50 тыс. рублей и выплачена в течение года после рождения ребенка,

в случаях, когда сотрудники пострадали в результате террористических актов,

выплат физическим лицам, не работающим в организации,

пострадавшим от стихийных бедствий,

в случае смерти члена семьи,

в других случаях – при сумме суммы матпомощи менее 4 тыс. рублей.

Страховые взносы с превышения суммы матпомощи сверх 4 тыс. рублей можно учесть в качестве налоговых расходов по налогу на прибыль — Письмо Минфина России от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634.

Иногда позиция ФНС и судебных органов при решении вопроса о налогообложении взносами материальной помощи различаются. Суды в своей работе зачастую руководствуются Постановлением Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12, А62-1345/2012. Основной постулат – взносы не начисляются, если материальная помощь предусмотрена коллективным, а не трудовым договором.

В отличие от расчета 6-НДФЛ, сумма материальной помощи, в том числе перечисленные в статье 422 НК РФ в качестве необлагаемых выплат, в расчете по страховым взносам отражаются (пример 3).

5. Материальная помощь работнику примеры

Для закрепления рассмотрим несколько примеров по выплате материальной помощи работнику и отражению таких доходов в зарплатной отчетности.

Какой код дохода для НДФЛ следует указывать при выплатах в связи с бракосочетанием?

Коды доходов для НДФЛ по материальной помощи установлены Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ для следующих случаев:

материальная помощь (за исключением матпомощи, поименованной в других кодах) – код 2710,

материальная помощь работникам, в том числе бывшим (выход на пенсию по инвалидности или по возрасту) – код 2760,

материальная помощь, оказываемая инвалидам общественными организациями инвалидов – 2761,

суммы единовременной материальной помощи при рождении (усыновлении) ребенка – код 2762.

Методом исключения выбираем код 2760.

В какой сумме нужно отражать материальную помощь в связи с рождением ребенка в сумме 60 тыс. рублей в расчете 6-НДФЛ.

Общая сумма дохода в сумме 60 тыс. рублей указывается в строках 020 и 130, необлагаемая сумма в размере 50 тыс. рублей указывается в строке 030 в качестве вычета. НДФЛ рассчитывается с превышения необлагаемой суммы 10 000 * 13% = 1 300,00 и указывается в строках 040, 070, 140. Другие строки в примере (рис. 1) не заполняем.

Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм

Как оформить материальную помощь?

Порядок оформления и выплаты матпомощи трудящимся не закрепляется на законодательном уровне, однако, исходя из общих положений ТК РФ и иных актов в сфере регулирования трудовых правоотношений, можно прийти к выводу о том, что:

• выплата может быть осуществлена на основании заявления работника, служебной записки непосредственного начальства служащего либо без таких документов, на основании волеизъявления руководства организации;
• решение о произведении выплат принимает работодатель, т. е. необходим распорядительный акт, который выражает такую волю (приказ, распоряжение);
• четкий порядок выплат может быть закреплен в локальной документации или коллективном договоре.

Внимание! Образец от «КонсультантПлюс»
Смотрите образец Положения о выплате материальной помощи работникам организации.

Виды материальной помощи работнику

В определенных случаях трудящимся предоставляется денежная поддержка. Человек может воспользоваться такими выплатами при возникновении следующих ситуаций:

• при рождении малыша;
• в связи со смертью члена семьи;
• при возникновении чрезвычайных обстоятельств (стихийные бедствия);
• необходимысредства на лечение;
• в случае других событий, таких как обучение, регистрация брака, отпуск и др.

Оформление материальной помощи с лимитом 4 000 рублей

Матпомощь, сумму которой составляет менее 4 000 рублей, также не облагается налогом согласно положениям закона.

Обратите внимание: налоговым периодом на территории РФ признается один календарный год. В некоторых случаях один сотрудник может быть трудоустроен сразу в нескольких компаниях. Если в течение года работник уже получил вычет размером до 4 000 рублей у одного их работодателей (не облагается налогом), то при повторной выплате в другой компании финансовая поддержка облагается НДФЛ.

Создадим новый вид расчетов – «Материальная помощь в связи со смертью члена семьи, облагаемая страховыми взносами частично». Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Расчет зарплаты- «Начисления». Создайте новый документ, указав следующие данные:

• Наименование расчёта.
• На вкладке НДФЛ – «Облагается», выберите код дохода – 2760.
• В разделе «Вид дохода» укажите «Материальная помощь в связи со смертью члена семьи…».
• На вкладке «Налог не прибыль» — «Не включается в расходы…».

Создайте новый способ отражения, аналогично предыдущему примеру.

Приступите к начислению заработной платы (раздел – «Зарплата и кадры» — «Все начисления» – «Создать»). Укажите месяц, сотрудника (опция «Подобрать»), кликните на кнопку «Начислить» – «Материальная помощь в связи со смертью члена семьи».

На открывшейся вкладке для ввода суммы укажите значение. В нижней части окна будет представлена информация о размере вычета. Если размер финансовой помощи сотруднику более или равен 4 000 рублей, сумма вычета будет установлена в 4 000 рублей. Сохраните данные, нажав кнопку «ОК».

В нашем случае ООО «Ромашка» необходимо создать документ для начисления матпомощи сотруднику Анисимову К.Е суммой 8 000 рублей. Как и в предыдущем случае:

• Налоговая база будет равна разнице между фактической суммой финансовой помощи и доступным лимитом (8 000 рублей – 4 000 рублей = 4 000 рублей).
• Размер НДФЛ к уплате = 4 000 * 13 % = 520 рублей.

• Начисленные страховые взносы составят = 4 000 рублей * 30,2 % = 1 040 рублей.

Для того чтобы сохранить документ, нажмите на кнопку «Провести и закрыть».

Важно: в целях отражения матпомощи в отчетах по страховым взносам и НДФЛ, на основании созданных начислений создайте документы «Операция учета взносов» и «Операция учета НДФЛ».

Оформление выплат и порядок начисления

В соответствии со ст.123 ТК РФ о времени начала отпуска труженик должен быть уведомлен руководством компании за две недели до начала оного, посредством вручения письменного уведомления, составленного на основании графика очередности. При этом в упомянутом документе порядок перечисления материальной помощи не оговаривается, следовательно, работник для получения материалки должен подать заявление с просьбой о ее предоставлении.

Учитывая, что данная выплата не является обязательной, утвержденного образца заявления законом не предусмотрено, поэтому оговоренный документ составляется в порядке, предусмотренном для документации данного вида, с текстовкой составленной произвольно. К примеру: “Прощу оказать мне помощь в связи с уходом в отпуск”.

На основании заявления и уведомления нормировщиком компании либо кадровым работником оформляется отпускная записка с указанием количества дней отпуска, периода его предоставления, а также процентного соотношением помощи, к примеру, 50% или 100%. При этом распорядительных документов издается не один, а два. В частности, для оформления отдыха используется бланк Т-6, а для выделения помощи приказ, составленный в произвольной форме.

Естественно оговоренные распорядительные акты составляются в двух экземплярах, в связи с их последующей передачей в бухгалтерию для начисления отпускных и помощи, и регистрируются в разных журналах, ведь приказы по отпускам относятся к документации по личному составу, а приказы по выделению помощи к документам по основной деятельности.

Как оформляется материальная помощь в связи со смертью сотрудника

Строгих рамок законодательной регламентации для этой процедуры не установлено, компания вправе установить собственный порядок и разработать формы заявления и приказа. Оформить выплату денежной поддержки семье умершего работника можно так:

• член семьи умершего подает заявление с просьбой о выплате матпомощи, прилагая к нему копии:

• свидетельства о смерти;
• документа, удостоверяющего личность (паспорта) и степень родства с умершим (к примеру, родителем может быть предъявлена копия свидетельства о рождении умершего сотрудника, одним из супругов – копия свидетельства о браке);

• если во внутрифирменных актах выплата подобного вида матпомощи закреплена, то на основании пакета перечисленных документов издается распоряжение, в котором руководитель выносит решение оказать материальную помощь в связи со смертью сотрудника, а при отсутствии такого пункта в локальных актах основанием для приказа послужит решение учредителя или общего собрания учредителей.

На основании изданного руководителем приказа бухгалтер проведет в учете начисление и последующую выдачу данной поддерживающей выплаты.

Оказание МП

Обычно оказание поддержки работнику происходит согласно его письменному обращению к работодателю.

Основания для выплаты

При этом основаниями для выплаты является документ, приложенный к заявлению в качестве доказательства нужды в дополнительных средствах, например:

• свидетельство о смерти;
• о рождении ребенка;
• документы относительно будущего бракосочетания;
• прочие бумаги, выданные различными государственными инстанциями или муниципалитетом.

Как составить заявление и ходатайство

Работник в случае возникновения надлежащей ситуации должен обратиться к руководителю или председателю профсоюза, если он является членом данной организации с заявлением.

Составляется бумага в произвольной форме, но с обязательным соблюдением правил написания.

Генеральному директору ЗАТ

«Вымпел» Власову Г. П.

От сталевара 5-го разряда

Прошу материально поддержать меня суммой в размере 30 000 рублей в связи с необходимостью хирургического вмешательства. Копии документов и заключений врачей прилагаю.

23.07.2018 года Максименко (Подпись)

Если документ адресуется председателю профсоюза, то в шапке необходимо указать «Председателю профсоюзной организации».

У нас вы можете скачать образец заявления о выплате материальной помощи здесь