Как правильно рассчитать и выплатить больничный в 2020 году

С 1 апреля больничные за полный месяц нетрудоспособности должны быть не ниже федерального МРОТ с учётом районных коэффициентов, независимо от страхового стажа работника и фактического заработка. Так установлено Федеральным законом № 104-ФЗ от 01.04.2020. Этот порядок действует до конца 2020 года. В 2020 году федеральный МРОТ составляет 12 130 рублей.

Вот как теперь нужно рассчитывать пособие по временной нетрудоспособности.

1. Посчитайте сколько календарных дней подлежит оплате. Для этого посмотрите с какого и по какое число было освобождение от работы. Если на этот период приходятся нерабочие дни, они тоже оплачиваются. Обратите внимание на коды в ячейках «Причина нетрудоспособности» — от этого зависит сколько дней больничного нужно оплатить. Например, «01» — заболевание, работнику нужно выплатить пособие за все дни болезни. «09» — уход за больным членом семьи, и здесь, в зависимости от дополнительной информации на листке, будут ограничения по количеству дней. Расшифровки кодов можно посмотреть на оборотной стороне больничного.
2. Рассчитайте размер среднего дневного заработка в обычном порядке. Для этого заработок работника за расчётный период (в общем случае это два предыдущих календарных года) разделите на 730 и скорректируйте с учетом стажа: меньше 5 лет — 60% от среднего заработка; 5-8 лет —80%; 8 и более лет — 100%. Если страховой стаж работника менее 6 месяцев, пособие рассчитывают от МРОТ.
3. Рассчитайте дневное пособие, исходя из МРОТ с учётом районного коэффициента (если он есть) — разделите МРОТ на количество календарных дней в месяце, на который приходится больничный. Так, если больничный в июле, то разделите на 31. Если больничный приходится не на один месяц, для каждого месяца нужно рассчитать отдельно.
4. Сравните дневное пособие от средней зарплаты и от МРОТ и выберите наибольшее значение. Умножьте его на количество календарных дней болезни.

Рассмотрим на примерах как рассчитать пособие по временной нетрудоспособности.

Работник на полной ставке

Сотрудник был на больничном с 22.06.2020 по 26.06.2020. Его страховой стаж — 7 лет. За предыдущие два года он заработал 344 560 руб.

Средний дневной заработок равен 344 560 / 730 = 472 руб.

С учетом стажа дневная сумма пособия равна 472 * 80 % = 377,60 руб.

Теперь рассчитаем дневное пособие, исходя из МРОТ. Предположим, компания находится в местности, в которой применяется районный коэффициент к зарплате 1,2. Тогда рассчитывать нужно, исходя из увеличенного федерального МРОТ. То есть 12 130 * 1,2 = 14 556 руб. Разделим его на число календарных дней июня.

Дневное пособие от МРОТ = 14 556 / 30 = 485,20 руб. Сравниваем: 485,20 больше 377,60 — значит, для расчёта пособия берем сумму, рассчитанную из МРОТ.

За пять дней болезни сотрудник получит:

485,20 * 5 = 2 426 руб.

Совместитель

Внешний совместитель, принятый на 0,5 ставки, болел с 15 по 24 июня 2020 г. На дату выдачи листка нетрудоспособности он отработал по совместительству полгода. Страховой стаж — 4 года и 7 месяцев. Справку о заработке с предыдущих мест работы не предоставлял, так как в предыдущие 2 года не работал. В местности применяется районный коэффициент к зарплате 1,3.

Пособие по временной нетрудоспособности работник может получить по одному из последних мест работы по своему выбору.

Если он захочет получить его там, где трудится по совместительству, ему нужно принести справку от основного работодателя о том, что пособие не назначалось.

Так как сведений о зарплате за 2018-2019 гг. нет, то средний дневной заработок рассчитываем из МРОТ:

15 769 руб.* 24 мес / 730 д = 518,43 руб.

Так как у совместителя неполный рабочий день, считаем дневное пособие, исходя из ставки 0,5:

518,43 * 0,5 = 259,22 руб.

До 01.04.2020 из-за небольшого стажа работника пособие ещё уменьшилось бы до 60% и составило 259,22 * 0,6 = 155,53 руб., но по новому закону № 104-ФЗ больничный не может быть ниже федерального МРОТ с учетом районного коэффициента. Если же застрахованный работает на условиях неполного рабочего времени, то пособие от МРОТ рассчитывают пропорционально продолжительности рабочего времени.

За 10 дней нетрудоспособности сотрудник получит:

259,22 * 10 = 2 592,2 руб.

Больничный за март-апрель

Листок нетрудоспособности открыт 27 марта, а закрыт 05 апреля 2020 г. Страховой стаж сотрудника — 10 лет, место работы — основное, полный рабочий день, коэффициенты не применяются. Заработок за предыдущие два года — 275 600 руб.

Пособие рассчитывают в два этапа:

1. До 01.04.2020 — по старым правилам (№ 255-ФЗ).
2. После 01.04.2020 — с учётом нового закона № 104-ФЗ.

Среднедневной заработок = 275 600 / 730 = 377,53 руб.

Дневная сумма пособия за апрель = 12 130 / 30 = 404,33 руб.

Сравниваем: 377,53 меньше 404,33. Значит, в расчётах будет участвовать сумма, рассчитанная из МРОТ. Но только для части пособия за апрель, так как в марте новые правила ещё не действовали.

Пособие за март = 377,53 руб. * 5 д. = 1 887,65 руб.

Пособие за апрель = 404,33 руб. * 5 д. = 2021,65 руб.

За 10 дней болезни сотрудник получит 3 909,30 руб.

Шаг 1. Узнать средний заработок в день

Размер выплаты зависит от того, сколько сотрудник заработал за последние два года до года болезни. Заболел в 2019 — учитывают 2018 и 2017 годы.

Два года — это 730 дней. Чтобы узнать средний заработок в день, весь доход сотрудника делим на 730 дней.

Но есть подвох. Закон установил предел дохода. Если сотрудник заработал больше, деньги сверх предела уже не учитываются.

Пределы за два последних года вот такие:

• 755 000 рублей за 2017 год;
• 815 000 рублей за 2018 год.

Если сотрудник за 2018 год заработал 900 тысяч рублей, учитывать можно только 815 тысяч рублей. Если заработал меньше, то сколько заработал.

Считаем среднедневной заработок

Для этого нужно знать расчетный период и выплаты сотруднику, которые облагались страховыми взносами. Сумму делят на количество календарных дней в расчетном периоде – это и есть среднедневной заработок (п. 3 ст. 14 ФЗ № 255 от 29.12.2006г., п. 15.1 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 375 от 15.06.2007).

Расчетный период

Это всегда два календарных года, предшествующих году болезни.

Например, если сотрудник заболел в марте 2019 года, то для расчета нужно взять выплаты за период с 1 января 2017 по 31 декабря 2018 года.

Количество дней в календарном периоде – 730 дней (даже если в период попадает високосный год).

Заработок за расчетный период

Это все выплаты в пользу сотрудника, на которые начисляли взносы на обязательное социальное страхование. Выплаты, на которые взносы не начисляли (матпомощь, государственные пособия, и т.д.), в расчетную сумму входить не должны.

Если в каком-то году выплаты были больше, чем предельная база для начисления взносов на социальное страхование, все, что выходит за пределы лимита, в расчет тоже не берут (п. 3.2 ст. 14 ФЗ № 255 от 29.12.2006). Так, максимальная зп для расчета больничного за 2017 год – 755 тыс. руб., за 2018 год – 815 тыс. руб.

Не имеет значения, по какому тарифу начисляли взносы. Даже если организация применяла льготный тариф в 0%, выплаты в расчетную сумму включают.

Если сотрудник проработал у вас меньше, чем 2 года, нужно взять выплаты с предыдущих мест работы в пределах расчетного периода по справке 182н (п.1 ст.14 ФЗ N 255-ФЗ от 29.12.2006, п. 6 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 375 от 15.06.2007). Бывает, что в расчетном периоде человек не работал или работал мало, и его заработок в пересчете на полный месяц оказался меньше, чем действующий МРОТ. В таких случаях больничные считают исходя из МРОТ и заработок за расчетный период будет равным МРОТ*24.

Расчет среднего заработка для оплаты больничного листа

Рассчитывать можно непосредственно в ведомости начисления заработной платы либо вести отдельный учет выплат по больничным листам.

Многие бухгалтера ведут зарплатные ведомости в Excel. Например, в феврале 2016 года 2 человека были на больничном. Бобровский – с 8 по 12.02. Пронькин – с 15 по 17.02. В графу «Количество больничных дней» ставим число дней временной нетрудоспособности. Для Бобровского – 5. Для Пронькина – 3.

Расчетный период для каждого – 2014-2015 гг. Так как у бухгалтера сохранились в Excel все ведомости с начислениями, при нахождении итоговой суммы можно сделать ссылки на соответствующие ячейки. Берутся начисления без учета вычетов и содержаний. В нашем примере – графа «Всего начислено» (столбец О).

Чтобы рассчитать средний дневной заработок, используем формулу: СУММ(янв2014:дек2015!O13)/730.

Средний заработок с учетом страхового стажа – СУММ(янв2014:дек2015!O13)/730*ПРОСМОТР(C13;<0;5;8>;<0,6;0,8;1>).

Полученную в результате действия второй формулы величину умножим на количество дней временной трудоспособности. Итоговая формула для расчета начислений по больничному листу:

Для отдельного учета и расчета выплат по больничным листам можно использовать следующую форму:

Начисления в расчетном периоде вносятся вручную. Итоговая сумма рассчитывается автоматически.

Формула расчета среднего дневного заработка: =B28/730.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности: =E8*E9.

За какое количество дней рассчитывается больничный лист

Если работник находился на больничном из-за своего заболевания, то нужно использовать количество календарных дней всего периода, что он болел. Считаются все дни, включая выходные и праздники.

Если работник сидел на больничном с ребенком, нужно ориентироваться на те ограничения, которые существуют в данном случае.

На детей до 7 лет нет ограничения по продолжительности отдельного случая нахождения на больничном, но есть ограничение по количеству дней нахождения на больничном в течение года — 60 дней. Если больничный связан с заболеваниями из перечня Минздрава (код причины нетрудоспособности 12), то ограничение равно 90 дням за год.

На детей от 7 до 15 лет ограничение оплаты больничного — 15 дней за один случай, 45 дней — за год.

Если речь идет о ребенке-инвалиде, то с рождения и до 15 лет нет ограничения по срокам отдельно взятого больничного, а за год ограничение составляет 120 дней.

Наконец, для детей старше 15 лет нахождение на больничном по одному случаю заболевания оплачивается не более, чем за 7 дней. За год — 30 дней.

Если больничный лист оплачивается в качестве пособия по беременности и родам, то срок больничного равен, в зависимости от ситуации, 140, 156 или 194 дням.

Фото: pixabay.com

Как рассчитать страховой стаж для больничного листа

В страховой стаж включайте все периоды работы или службы. Определяйте их по трудовой книжке (ст. 16 Закона N 255-ФЗ, Информация ФСС).
Службу в армии включайте в стаж, даже если записи о ней в трудовой книжке нет. Период службы подтверждает военный билет (п. п. 2.1, 19.1 Правил подсчета страхового стажа).
Учеба в страховой стаж не входит, даже если о ней есть запись в трудовой книжке (Информация ФСС).
Периодов, не включаемых в стаж для больничного, нет. В него входит любое время, когда человек числился работником организации, даже если он болел, был в отпуске или не работал по другим причинам.
Отпуска по уходу за ребенком до трех лет входят в стаж для больничного без ограничений (Письмо ФСС от 09.08.2007 N 02-13/07-7424).
При расчете стажа сначала отдельно посчитайте (п. 21 Правил подсчета страхового стажа):

• полные календарные года (с 1 января по 31 декабря);
• полные календарные месяцы (с 1-е по последнее число), не вошедшие в полные календарные годы;
• оставшиеся дни, не вошедшие в полные годы или месяцы.

Затем оставшиеся дни переведите в месяцы из расчета 30 дней в месяце, оставшееся количество дней менее 30 — отбросьте. А месяцы переведите в годы из расчета 12 месяцев в году.

Пример. Подсчет страхового стажа
Потапов болел с 10 по 19 октября 2017 г. В ООО «Альфа» он работает с 02.11.2013, до этого работал в ООО «Гамма» с 19.03.2008 по 20.09.2013.
Стаж работы Потапова:

• в ООО «Гамма» — 4 полных года (2009, 2010, 2011 и 2012 гг.) 17 полных месяцев (апрель — декабрь 2008 г., январь — август 2013 г.) 33 дня (с 19 по 31 марта 2008 г., с 1 по 20 сентября 2013 г.);
• в ООО «Альфа» — 3 полных года (2014, 2015 и 2016 гг.) 10 полных месяцев (декабрь 2013 г., январь — сентябрь 2017 г.) 38 дней (со 2 по 30 ноября 2013 г., с 1 по 9 октября 2017 г.).

Общий стаж работы Потапова — 7 лет 27 месяцев 71 день (4 года + 3 года + 17 месяцев + 10 месяцев + 33 дня + 38 дней).
Переводим 71 день в месяцы и получаем 2 полных месяца (11 дней отбрасываем), количество месяцев увеличивается до 29 (27 мес. + 2 мес.). Переводим 29 месяцев в годы и получаем 2 года 5 месяцев (24 мес. + 5 мес.), количество лет увеличивается до 9 (7 лет + 2 года).
Страховой стаж Потапова на момент болезни — 9 лет 5 месяцев.

Как учитывать нестраховые периоды для больничного

Нестраховые периоды для больничного — это служба в армии и других формированиях, где есть воинские или специальные звания, — полиции, ФСБ, ФСО, МЧС, Росгвардии, ФСИН и т.п.
Нестраховые периоды входят в страховой стаж наравне с периодами работы. Поэтому общую продолжительность стажа для оплаты больничного считайте с учетом нестраховых периодов (ч. 1.1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ).
Однако в больничном листе нестраховые периоды надо указать в специальном поле (п. 66 Порядка выдачи больничных). Считайте их по тем же правилам, что страховой стаж.

Пример. Нестраховые периоды в больничном листе
Потапов болел с 10 по 19 октября 2017 г. В ООО «Альфа» он работает с 02.11.2013. С 20.08.2012 по 25.08.2013 проходил службу в армии.
Стаж работы Потапова:

• служба в армии — 11 полных месяцев (сентябрь — декабрь 2012 г., январь — июль 2013 г.) 36 дней (с 20 по 31 августа 2012 г., с 1 по 24 августа 2013 г.);
• в ООО «Альфа» — 3 полных года (2014, 2015 и 2016 гг.) 10 полных месяцев (декабрь 2013 г., январь — сентябрь 2017 г.) 38 дней (со 2 по 30 ноября 2013 г., с 1 по 9 октября 2017 г.).

Общий стаж работы Потапова — 3 года 21 месяц 74 дня (3 года + 10 месяцев + 11 месяцев + 38 дней + 36 дней).
Переводим 74 дня в месяцы и получаем 2 полных месяца (14 дней отбрасываем), количество месяцев увеличивается до 23 (21 мес. + 2 мес.). Переводим 23 месяца в годы и получаем 1 год 11 месяцев, количество лет увеличивается до 4 (3 года + 1 год).
Страховой стаж Потапова на момент болезни — 4 года 11 месяцев.
Чтобы отразить в больничном листе продолжительность нестраховых периодов за время службы в армии, переводим 36 дней в месяцы и получаем 1 полный месяц (6 дней отбрасываем). Количество месяцев увеличивается до 12 (11 мес. + 1 мес.). Переводим их в годы и получаем 1 год.

Документ, являющийся основанием для расчета пособия

Даже если сотрудник уведомил руководителя о заболевании, расчет больничного возможен только после поступления листа нетрудоспособности. Передать документ можно через коллег или родственников, если болезнь не дает возможности самостоятельно передвигаться. Окончательный расчет по больничному листу происходит, когда лечащий врач поставит отметку с датой окончания лечения.

Лист нетрудоспособности является бланком строгой отчетности и содержит следующий объем сведений:

• сведения о работнике, который обращался за медицинской помощью;
• сведения о лечащем враче и медучреждении;
• данные о работодателе;
• код основания нетрудоспособности (диагноз и обстоятельства лечения в документе не указываются);
• дата начала и окончания лечения, а также сведения о продлении таких сроков.

Вторая часть больничного листа предназначена для заполнения работодателем. Эта информация будет проверяться специалистами ФСС, когда предприятие обратится за компенсацией затрат на пособие. Каждый оплаченный больничный лист подлежит учету и хранению, как бланк строгой отчетности.