Как перенести отпуск в графике отпусков

Как перенести отпуск в графике отпусков

График отпусков составляется за две недели до наступления нового календарного года. Предоставление дней отдыха работнику должно осуществляться в соответствии с принятым документом. Однако все предусмотреть невозможно, и иногда возникает необходимость переноса отпуска на другие даты. Чтобы такое изменение не стало нарушением, кадровой службе работодателя необходимо правильно оформить все документы.

Что учитывать при составлении графика отпусков

• Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы). Перечень таких работников скачайте в конце статьи в разделе «Шпаргалка».
• Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.
• Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

• Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Может ли работодатель отказать в переносе отпуска?

«Когда работник прибегает и говорит, что он передумал и хочет уйти в отпуск в другое время, то в таких ситуациях работодатель часто идет навстречу. Но важно понимать, что любой руководитель имеет полное право отказать работнику, если тот не льготник. То есть, если графиком ранее был утвержден отпуск на ноябрь, то работник уйдет в отпуск именно в этом месяце. Говорить о том, сколько раз можно переносить отпуск, нельзя, поскольку данный вопрос не регламентирован. Вы либо идете в отпуск по графику, либо переносите его столько раз, сколько работодатель готов пойти вам на встречу», — говорит Митрофанова.

«Переносы отпуска часто ломают производственный процесс. Также руководство компании не учитывает то, что, согласившись по просьбе работника перенести ранее утвержденный по графику отпуск, работодатель нарушает ст. 123 ТК, где написано, что график отпусков обязателен для работодателя тоже. Нормы закона — это нормы закона, а жизнь — это жизнь, и она вносит свои коррективы», — говорит Митрофанова.

Материалы по теме

Мамочки социальных сетей

Рабский труд

«Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года, в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной работодателем», — подчеркнула юрист.

График отпусков — это обязательный документ, с которым работодатель должен ознакомить работника. Работодатель также «вправе составить его на свое усмотрение с учетом загруженности отделов или фирмы в целом». При этом ряд граждан обладают правом уйти в отпуск в любое удобное для них время. Среди них — беременные женщины, работники в возрасте до восемнадцати лет, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев сотрудников и другие.

Согласно статье 124 ТК России, ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится на другой срок в случаях временной нетрудоспособности работника, а также при исполнении сотрудником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого предполагается освобождение от работы. Отпуск возможно перенести и в других случаях, указанных в трудовом законодательстве, а также в локальных нормативных актах.

«Если работодатель отказывает в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска или не предоставляет этот отпуск в положенное время, то работник вправе обратиться за защитой своих прав в Трудовую инспекцию и в суд», — заключила Краснянская.

Ранее стало известно, что треть россиян не способны позволить себе недельный отпуск. Среди сограждан в возрасте 35-44 лет эта доля достигает 36 процентов.

Как оформить

Теперь о том, как оформить перенос отпуска по желанию работника. Первоначальным основанием выступает заявление от него с указанием причины, составленное в произвольной форме на имя руководителя предприятия либо начальника структурного подразделения.

Во втором случае непосредственному начальнику нужно оформить служебную записку о переносе отпуска. Образец этого документа тоже может быть выполнен в свободной форме.

Затем на основании заявления или заявления и служебной записки готовят приказ о переносе отпуска на следующий год или месяц.

Завершает процесс оформления внесение отметок в графы № 8 и 9 графика отпусков (см. выше), а также раздел VIII личной карточки сотрудника.

Вот, как перенести отпуск на другой месяц: устаревшие сведения необходимо перечеркнуть одной чертой и рядом внести новые. В графе 7 не забудьте привести реквизиты приказа о сдвиге дат отдыха.

Перенос отпуска относительно графика

В 1с 8.3. ЗУП непосредственно из документа График отпусков по ссылке Оформить перенос можно зарегистрировать перенос отпуска сотрудника:

При этом создается документ Перенос отпуска ( Кадры – Графики, переносы отпусков – Перенос отпуска ), в котором в табличной части можно указать несколько периодов, на которые разбивается отпуск:

В зависимости от того по чьей инициативе переносится отпуск, в документе Перенос отпуска используется две печатные формы:

• при переносе по инициативе сотрудника – Заявление ;
• при переносе по инициативе работодателя – Уведомление о переносе отпуска .

Выбор печатной формы определяется на основании установки/снятия флажка Перенос по инициативе сотрудника :

В Т-7 перенос отражается в колонке Дата предполагаемого отпуска с указанием новых дат начала отпуска:

Оформление переноса отпуска

Подготовка к отпуску работника заключается:

• в оформлении графика отпусков;
• вручении и получении подписанного уведомления о предстоящем уходе на ежегодный отдых;
• перечислении отпускных выплат;
• внесении записи в личную карточку Т-2 и т. д.

При изменении периода отпуска производятся сходные действия, но в иной последовательности. В первую очередь должно быть составлено заявление о переносе (или согласии на него) отпуска. Далее издается приказ об отмене или переносе отпуска с указанием старых и новых дат.

После издания приказа сотрудник кадровой службы меняет (корректирует) сведения в графике отпусков и личной карточке работника.

Важно! Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, бухгалтер производит перерасчет отпускных, т. к. фактически заболевший работник использовал меньше дней, чем оплатил ему работодатель (письмо Минтруда от 20.09.2016 № 14-2/В-899).

Трудовое законодательство допускает перенос отпуска по инициативе работника в ряде случаев, в согласованные с работодателем сроки. Выбрать новую дату работник вправе в нескольких, отдельно указанных в законе ситуациях. Работодатель, перенося отпуск на следующий рабочий год, должен получить письменное согласие работника.