Инструкция: как заполнить и утвердить график отпусков

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. Предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса закрепите алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

Утверждается документ на следующий период за две недели до его наступления: на 2022 год — до 17.12.2021. Унифицированный шаблон таблицы графика отпусков выглядит так:

Кто пользуется приоритетом при планировании отпуска

Расставляя отпуска персонала на календаре, логично начинать с работников, имеющих льготы в вопросе выбора времени для ежегодного отдыха.

К таковым относятся:

• родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• супруги женщин в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (подп. 1 п. 1 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих в случае отпуска одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 закона от 15.05.1991 № 1244-1).

Попросите этих работников написать заявления, указав желаемое время отпуска. Для работодателя — это факт, учитывающий мнение сотрудника. Но помните, что эти граждане могут передумать и пойти в отпуск в другое время. В таком случае возьмите с них новое заявление. Отказать в отпуске этим людям нельзя (Письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Можно ли не составлять график отпусков?

В соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для обеих сторон трудовых отношений, поэтому избежать обязанности по его составлению не получится.

Отсутствие на предприятии графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП – от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном неисполнении обязанности по составлению графика штраф увеличится для ИП и должностных лиц до 10 000 – 20 000 руб., для юрлиц до 50 000 – 70 000 руб.

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации ( ст. 372 ТК РФ ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

— 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

— 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7 .

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ , а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ ):

• для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
• для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

• наименование отдела или иного подразделения;
• должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
• действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

• продолжительность;
• начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
• основание для изменения плановых сроков;
• предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

1. Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала ( ч. 3 ст. 123 ТК РФ ).
2. График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ . То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков ( ст. 22 ТК РФ ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются ( ст. 120 ТК РФ ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха ( ст. 115 ТК РФ ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Кто вправе брать отпуск в любое время

1. Несовершеннолетние ( ст. 267 ТК РФ ).
2. Женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ ).
3. Женщины по окончании отпуска по уходу за ребёнком ( ст. 260 ТК РФ ).
4. Мужья в период, когда их жены находятся в декрете ( ч. 4 ст. 123 ТК РФ ).
5. Почётные доноры РФ ( п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07. 2012 № 125-ФЗ ).
6. Жёны и мужья военных во время отпуска супруга ( п. 11 ст. 11 ФЗ от 27.05. 1998 № 76-ФЗ ).
7. Многодетные родители, у которых не менее трёх детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ ).
8. Один из родителей, попечителей или опекунов ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет ( ст. 262.1 ТК РФ ).
9. Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или в аналогичной по статусу местности и ему нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ ).
10. Сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
11. Сотрудники, которые пострадали от чернобыльской катастрофы ( п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 ).

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Заполняем форму пошагово

Рассмотрим, как заполнять график отпусков пошагово. Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Для примера заполнения нами используется Т-7, но разрешено заполнять и в Excel: программа позволяет создать удобный планировщик — умный график.

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование компании без сокращений.

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Присваиваем номер документу, прописываем дату составления, указываем, на какой период он составляется.

Заполняем столбцы 1-6. Корректное заполнение графика отпусков в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:

• названия структурных подразделений;
• наименование должности;
• Ф.И.О. (полностью);
• длительность отдыха в календарных днях;
• дата начала.

Если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Если работодатель обязан составлять график отпусков, но не сделает этого, его оштрафует Роструд по ч. 1, 2 ст. 5.27. КоАП.

Размер штрафа на компанию — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. А за повторное нарушение — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.