Как заполнить форму персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ в ПФР

С 2017 года Пенсионный фонд лишили права собирать взносы на пенсионное страхование, это полномочие сейчас у ФНС. В ведении ПФР остался лишь персонифицированный учет. Для этого придумали новые отчеты:

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц»;
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)» – обязательное приложение к СЗВ-СТАЖ;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

В 2019 году появилось постановление правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, которым утверждены актуальные бланки персонифицированной отчетности. Если сравнивать, чем отличается новая форма СЗВ-СТАЖ от прежней, формат в целом сохранился, изменения внесли только в шапку и блок с подписями.

Сроки сдачи в 2020 году

Единых сроков сдачи отчета не установлено. ПФР решает, кто и когда сдает отчет СЗВ-К в 2020 году, рассылает этим организациям запросы с требованием и последними сроками. В стандартной ситуации на формирование и предоставление сведений отводят один месяц. Но бывают срочные запросы, когда на сбор и отправку информации даются несколько дней. В письме от ПФР всегда указан конкретный срок предоставления данных, соблюдайте его.

Формуляр СЗВ-К разрешено подать как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Но рекомендуем подавать информацию в электронном виде по защищенным каналам связи. Сведения о стаже быстрее попадут на индивидуальный лицевой счет застрахованного лица.

Пример заполнения формы СЗВ-КОРР за 2020 год

Форма может быть представлена на застрахованное лицо, у которого на индивидуальном лицевом счете имеются данные, которые подлежат корректировке, иное — ошибка.

Если в форме указан тип сведений «ОТМН«, то данные содержатся только в разделах 1 — 2 формы.

Если в форме указан тип сведений «КОРР«, то помимо разделов 1- 3 данные должны содержаться хотя бы в одном из разделов 4 — 6 формы.

В Разделе 3 не допускается одновременное заполнение граф 1 и 5, только одна из граф может быть заполнена.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ за 2019 год

Заполнение отчета начинается с Раздела 1:

Раздел 1

В нем отражается основная информация о страхователе:

• Регистрационный номер в ПФР.

Состоит из 12 знаков и присваивается организации или ИП при регистрации в Пенсионном фонде. Проверить его можно на сайте ФНС, заказав выписку из госреестра.

• ИНН/КПП.

Присваивается компании или предпринимателю при регистрации в ИФНС. ИНН организаций состоит из 10 знаков, ИП — из 12. Предприниматели КПП не имеют.

• Краткое наименование.

ИП указывают в отчете свои ФИО полностью. Организации вносят краткое наименование, указанное в уставе, а при его отсутствии — полное.

Раздел 2

Самый маленький раздел отчета, состоит всего из 1 строки: «Календарный год». При отчете за 2019 год в этой строке нужно указать «2019».

Раздел 3

Самый объемный по содержанию раздел СЗВ-СТАЖ, включающий в себя 14 граф:

Все эти столбцы заполнять не нужно. По каждому застрахованному лицу нужно указать ФИО, СНИЛС и периоды работы в 2019 году. То есть заполнить нужно графы 2, 3, 5, 6 и 7. Остальные графы заполняются по мере необходимости.

Сведения о стаже вносятся на основании кадровых документов: приказов о приеме на работу и об увольнении, табелей рабочего времени, договоров подряда, трудовых книжек и т. д.

Заполняя Раздел 3, нужно руководствоваться следующими правилами:

• ФИО работника указывается в именительном падеже: Сергеев Сергей Степанович.
• На каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
• Если с одним и тем же работником в 2019 году заключались договоры разного характера (трудовой, гражданско-правовой), сведения по каждому договору нужно отразить в отдельных строках с указанием в графе 11 специального кода. При этом ФИО и СНИЛС сотрудника повторно заполнять не нужно.
• Если работник в течение года числился в штате, но не работал (находился в отпуске, на больничном или в декрете), такие периоды нужно отразить в графах 6 и 7 отдельными строчками и специальными кодами в графе 11.
• Графа 14 заполняется только по сотрудникам, уволенным 31.12.2019: эту дату поставьте в графе вместо символа «х».

Форма СЗВ-СТАЖ сдается вместе с описью ОДВ-1 (тип сведений «Исходная»), в которой обобщаются данные о количестве работников, на которых представляются сведения по форме СЗВ-СТАЖ.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ в 2021 году

В бланк отчета СЗВ-СТАЖ включаются сведения об источнике выплат и о каждом застрахованном лице:

Источник выплат (работодатель)

• Наименование краткое (в соответствии с уставом)/ ФИО ИП
• ИНН
• КПП (для юрлиц)
• Рег. номер страхователя в ПФР

• Полное ФИО
• Номер СНИЛС
• Период работы в пределах отчетного года (если человек трудился у страхователя весь 2020 год – указывается интервал 01.01.2020-31.12.2020). Если периодов работы несколько, их отражают отдельными строками
• Коды, обозначающие особые условия: территориальные, трудовые, для назначения пенсии досрочно

Инструкция по заполнению формы СЗВ-СТАЖ в 2021 году приведена в разделе II Приложения 5 к Постановлению № 507п.

В отчете указывается отчетный период – 2020 год.

Знаком «Х» фиксируется тип сведений:

• исходная форма – подача первичного отчета в установленный срок;
• назначение пенсии – для данных, представляемых раньше срока на лиц, которым для установления пенсии требуются сведения текущего года (подается в течение 3-х дней после обращения сотрудника к работодателю);
• дополняющая форма сдается на лиц, информация по которым не была ранее включена в отчет либо была искажена в исходном отчете.

Обратите внимание, разделы отчета 4 и 5 со сведениями о начислении и уплате взносов заполняются только при назначении пенсии. В исходных и дополняющих СЗВ-СТАЖ такие данные не указываются.

Все необходимые для заполнения коды можно найти в «Классификаторе параметров», приведенном в Приложении к Порядку заполнения формы.

Новая форма СЗВ-Стаж в 2021 году: как заполнить

Новый бланк СЗВ-Стаж, действующий в 2021 году, можно скачать здесь ⇒ СЗВ-Стаж_бланк 2021.

Форма отчета состоит из 5 разделов, особенности заполнения которых рассмотрим в таблице ниже:

В первом разделе отчета работодатель указывает информацию о себе:

• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН;
• КПП;
• кратное наименование (пример – ООО «Юпитер»).

В соответствующих графах таблицы раздела 3 работодатель указывает:

• ФИО сотрудника, который работает на основании трудового договора, договора ГПХ либо является директором-единственным учредителем без договора;
• СНИЛС (индивидуальный страховой номер сотрудника в ПФР);
• период работы в течение календарного года – дата начала и дата конца работы. Если сотрудник отработал полный год, то в соответствующих графах нужно указать 01.01.2021 и 31.12.2021. Данные о сотрудниках, которые были приняты на работу/уволены в отчетном году, отражаются по дате приема на работу/увольнения;
• код территориальных условий (Районы Крайнего Севера – РКС, сельская местность – СЕЛО, зона отчуждения – ЧЗ1, т.д.);
• код особых условий труда (тяжелые условия – 42793, вредные условия – 42762, работа на лесозаготовках – 42943, т.д.);
• код исчисления страхового стажа (работа в полевых условиях – ПОЛЕ, работа в лепрозориях – ЛЕПРО, работа водолаза – ВОДОЛАЗ, т.д.);
• условия назначения досрочной пенсии (подземные работы – 27-11ГР, педагогическая деятельности – 27-ПДРК, т.д.);
• страховой стаж безработного (заполняются органами Службы занятости для безработных лиц, которые состоят на учете в ЦЗН).

В случае если на предприятии есть работники, которые перечисляют взносы в НПФ (негосударственный пенсионный фонд) для формирования накопительной пенсии, то в разделе 5 работодатель отражает информацию:

• о периоде начисления страховых взносов в НПФ (с____ по _____);
• о перечислении необходимых сумм в НПФ (да – взносы уплачены в полном объеме, нет – не уплачены либо уплачены не полностью).

Подписание отчета СЗВ-Стаж

Как правило, отчет СЗВ-Стаж составляет сотрудник отдела кадров, ответственный за документооборот с ПФР. После заполнения необходимых данных должностное лицо ставит в отчете свою подпись и указывает ФИО и должность.

Кроме того, отчет СЗВ-Стаж должен быть подписан руководителем организации либо сотрудником, исполняющим его обязанности на основании доверенности или приказа. Подпись руководителя скрепляется печатью, после чего на отчете СЗВ-Стаж указывают текущую дату (дата составления отчета).

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ за 2019 год

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ формируются страхователем по итогам отчетного периода, при назначении пенсии и при увольнении сотрудника, застрахованного лица. В зависимости от причины представления формы при заполнении есть свои особенности.

Срок сдачи формы СЗВ-СТАЖ за 2019 год – 2 марта 2020 года.

Структура формы СЗВ-СТАЖ

Обязательство по предоставлению формы для индивидуального (персонифицированного) учета в ПФР по всем застрахованным лицам возникает у страхователей, в отношении которых заключены трудовые и гражданско-правовые договоры. Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п.

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из следующих разделов:

• раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• раздел 2 «Отчетный период»;
• раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»;
• раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Заполнение формы СЗВ-СТАЖ за отчетный год

При формировании формы по итогам отчетного периода, форма должна быть заверена подписью руководителя или другого уполномоченного лица и печатью организации, при ее наличии.

В разделе 1 «Сведения о страхователе». Должны быть заполнены следующие сведения об организации:

• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН — в одиннадцатом и двенадцатом знакоместах надо проставить прочерки;
• КПП организации;
• краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечается только один тип формы: «Исходная», «Дополняющая» или «Назначение пенсии». Тип сведений «Дополняющая» отмечается, когда данные о застрахованных лицах не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за ошибок в ранее представленной отчетности, либо такие данные отсутствовали в поданной отчетности.

В разделе 2 «Отчетный период». Необходимо указать год, за который представляется форма.

В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц». В данном разделе указываются данные о сотрудниках.

Обратите внимание, графы 1, 5 — 7 должны быть заполнены обязательно.

В графе 1 ведется сквозная нумерация, по количеству застрахованных лиц. Для первой записи по застрахованному лицу номер присваивается один раз. Когда данные о периоде работы застрахованного лица указаны в нескольких строках, то последующие строки не нумеруются.

В графах 2, 3, 4 указываются фамилия, имя, отчество (при наличии). Ф.И.О. сотрудника указывается в именительном падеже, как оно указано в СНИЛС.

В графе 5 указываются СНИЛС застрахованного лица.

В графах 6, 7 указывается период работы в отчетном периоде. Вносится дата начала и окончания для каждого периода рабочего и нерабочего, в том числе, при нахождении в отпуске или на больничном. Если сотрудник в течение года увольнялся и вновь принимался на работу, для каждого периода выделяется отдельная строка.

В графе 11 по внесенным в графах 6 — 7 периодах работы необходимо отразить дополнительные сведения при их наличии. Дополнительные сведения указываются в виде кода по «Классификатору параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета», в частности:

• «ВРНЕТРУД» – для оплачиваемых периодов больничного;
• «ДЕТИ» – для отпуска по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет;
• «ДЛДЕТИ» – для отпуска по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;
• «НЕОПЛ» – для отпуска без сохранения заработной платы.

Код «ДЛОТПУСК» используется только в отношении периодов работы в особых условиях труда, за которые не начислялись страховые взносы по дополнительному тарифу. При работе в обычных условиях, периоды ежегодного оплачиваемого отпуска не выделяются.

При отражении нескольких кодов в графе 11 необходимо использовать требуемое количество строк.

Когда сотрудник был оформлен по гражданско-правовому договору, необходимо выбрать один из следующих кодов:

• «ДОГОВОР» – когда оплата по договору произведена в отчетном периоде;
• «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» – когда работа по договору не оплачена;
• «ДЕТИ» – для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Существуют ограничения на одновременное отражение кодов в графе 11 и других графах. Так, нельзя заполнять графы 8, 9, 12, если в графе 11 указаны, в частности, следующие коды:

• «УЧОТПУСК» – для дополнительного отпуска работникам, совмещающим работу с обучением;
• «ДЛДЕТИ» – для отпуска по уходу за ребенком от полутора до трех лет.

В графе 8 вносятся коды территориальных условий из соответствующего раздела Классификатора, приведенного в Приложении к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ.

В частности, для районов Крайнего Севера установлен код «РКС» или «РКСМ», а для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, – «МКС» или «МКСР».

Когда сотрудник работает неполную рабочую неделю или занят на работах, которые по организации труда не могут выполняться постоянно, сведения о периодах работы исчисляются и отражаются в графе 8 по фактически отработанному рабочему времени.

Когда работник работает в режиме неполного рабочего дня, в графе 8 указывается объем работ (доля ставки) в указанный период.

Графы 9, 12, 13 нужно заполнить, когда работа сотрудника связана с особыми условиями труда (графа 9) или с условиями, дающими право на досрочное назначение пенсии (графы 12 и 13). Эти графы следует заполнить, только если особые условия труда подтверждены документально, соответствуют требованиям нормативных документов, уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

В графе 9 надо отразить код особых условий труда по Классификатору.

Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержден Постановлением Кабмина СССР от 26.01.1991 N 10.

В графе 10 нужно привести код основания исчисления страхового стажа по Классификатору.

Например, по сотрудникам, занятым в организациях сезонных отраслей промышленности, следует указать код «СЕЗОН», но только при условии, что отработан полный сезон. Тогда при исчислении страхового стажа продолжительность периода работы в соответствующем календарном году составляет полный год.

В графе 12 необходимо отразить код основания условия досрочного назначения страховой пенсии по Классификатору.

Установленные Классификатором коды применимы для сотрудников, работающих, например, в области авиации, творческой, педагогической сферах, занятых в подземных и открытых горных работах.

В графе 13 нужно указать дополнительные сведения, касающиеся условий досрочного назначения страховой пенсии.

В графе 14 выбирается показатель:

• «31.12.гггг.» — по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма;
• «БЕЗР» — по застрахованным лицам, которые получали пособие по безработице, выполняли оплачиваемые общественные работы или переезжали в другую местность по направлению службы занятости для трудоустройства.

Разделы 4 и 5 заполняются только для форм с типом сведений «Назначение пенсии».

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ при назначении пенсии

Форму нужно заполнить, если для установления пенсии необходимо учесть период работы в календарном году, срок представления отчетности за который не наступил. Следовательно, форма с типом сведений «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете по форме «Исходная» или «Дополняющая». При наступлении срока отчетности на застрахованных лиц, на которых была представлена форма с типом сведений «Назначение пенсии», должны быть представлены сведения с типом «Исходная».

Заполните форму в общем порядке с учетом следующих особенностей.

Раздел 1 «Сведения о страхователе». В поле «Тип сведений» знаком «X» нужно отметить «Назначение пенсии».

Раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц». В графе «Период работы» следует отразить дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию.

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование». В абз. 1 данного раздела необходимо проставить «X» в полях «Да» / «Нет» соответственно.

Допускается одновременное заполнение абз. 2 разд. 4 и разд. 5 формы.

Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения». Этот раздел нужно заполнить, если есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении сотрудника, занятого на рабочих местах, условия труда на которых по результатам спецоценки признаны вредными или опасными. Эти работы перечислены в п. п. 1 — 18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ.

Можно одновременно заполнять абз. 2 разд. 4 и разд. 5.

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форму необходимо заполнить в общем порядке с учетом следующих особенностей.

Раздел 1 «Сведения о страхователе». В поле «Тип сведений» знаком «X» нужно отметить «Исходная».

Раздел 2 «Отчетный период». Отчетный год — год увольнения.

Раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц». В графах 6 — 7 «Период работы» необходимо указать период до даты, предшествующей дате предполагаемого увольнения.

В графе 14 ставится отметка «31.12.гггг», только если работник уволился 31 декабря.

Разделы 4 и 5 заполнять не нужно.

Формат представления СЗВ-СТАЖ

На бумажном носителе форму СЗВ-СТАЖ имеют право представить организации и ИП, с численностью работников менее 25 человек.

В электронном виде отчет обязаны сдать все субъекты с численностью работников 25 человек и более.