Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

Документы внутри организации

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Шпаргалка делопроизводителя

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

Сделайте документооборот на предприятии централизованным . То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.

Внедрите электронный документооборот . Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

Виды документопотоков

Входящие документы . Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.

Схема движения входящих документов внутри организации

Исходящие документы . Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.

Схема движения исходящих документов внутри организации

Внутренние документы . Это документы — приказы, распоряжения, протоколы; документы — служебные и докладные записки.

Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Когда контрагенты хотят детально описать условия взаимодействия через ЭДО, они готовят дополнительное соглашение. Подписать его можно в электронном виде через Диадок.

Как правило, организации прописывают порядок работы с электронными документами, указывают в соглашении обязательства сторон, типы передаваемых документов, правила использования электронной подписи и исключительные случаи, когда документы будут дублировать на бумаге.

Если вам нужен пример соглашения, скачайте образец.

Процедура организации документооборота в компании

Любой бизнес продуцирует накопление немалого числа бумаг да еще довольно много поступает от внешних лиц. Дабы не погрязнуть в горах бумаг и не потерять важные их них стоит позаботиться о грамотной организации процесс от их приемки до сдачи в архив после отработки. Рассмотренные бумаги вовремя помогут также руководству в принятии своевременных управленческих решений.

Запомните, что основная ответственность не только за выполнение документооборота, но и за общее правильное ведение бухучета полностью ложится на руководителя бизнеса. Реквизиты, что обязательно должны быть изложены в первичке, сверяет уполномоченное на то лицо (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 ФЗ № 402).

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета (ФЗ № 402, п. 1 ст. 7). Вы нигде не найдете отдельный нормативный документ, посвященный бухгалтерскому документообороту, но регуляторы упорно работают над созданием федерального стандарта, что будет посвящен полностью рассмотрению данного вопроса. Однако, сейчас же Вы вправе оперировать мнением, изложенным «Положении о документах» (приказ Минфина СССР № 105 от 29.07.1983).

Обеспечьте сохранность конфиденциальности документов

В электронном документообороте гарантом юридической силы документов является электронная подпись. С помощью криптографических методов можно защитить документы от посторонних лиц. Но если ЭП попадет в чужие руки, владельцу будет сложно доказать преступные действия.

Электронная подпись — это криптографическая зашифрованная запись, которая подтверждает авторство конкретного человека. Для получения доступа к ЭП и её использования нужен ключ. Хранится такой ключ на каком-либо носителе (токене, usb-флешке, smart-карте и т.д.).

Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.

Для сохранности электронной подписи:

• Установку и использование ЭП поручайте только доверенным лицам.
• Запретите доступ посторонних лиц в помещение, где осуществляется работа с ЭП.
• Не передавайте носители ключей посторонним лицам.
• Храните ключи в надежных местах.
• При смене ответственных лиц обязательно меняйте ключи подписи.
• Немедленно приостановите действие сертификата ЭП, если возникли подозрения о получении ключей сторонними лицами.
• Не делайте копии с ключевых носителей без участия администраторов.
• Не копируйте сертификат ключа с защищенных usb-токенов на иные устройства (флеш-карты, жесткий диск компьютера).

Перечисленные способы подойдут бизнесу любого уровня — и предпринимателям, и организациям. В большинстве случаев чтобы защитить электронные документы, достаточно соблюдать базовые правила информационной безопасности.

Основные преимущества перехода на электронный документооборот:

об обмене документами в электронной форме через операторов электронного документооборота

Диадок (СКБ Контур) или в системе одного из ключевых операторов ЭДО имеющего настроенный роуминг с Диадок (СКБ Контур). Официальный партнёр ООО «РН-Энерго» — Контур (Диадок)

от ООО «РН-Энерго» в личном кабинете вашей системы ЭДО или направить приглашение к ЭДО в адрес ООО «РН-Энерго»

Для придания документации юридической силы в процессе электронного документооборота участвуют в обязательном порядке 3 стороны: отправитель, получатель и оператор ЭДО, согласно приказу Минфина РФ от 10.11.2015 N 174Н.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.