Две трудовые книжки

Трудовые книжки заполняются в соответствии с нормами:

• Трудового кодекса (ст.65-66);
• Правил, зарегистрированных 16.04.2003 под № 225;
• Инструкции, разработанной Минтрудом и зарегистрированной 10 октября в 2003 году под номером 69.

Ни в одном из приведенных документов нет прямого ответа на вопрос «законно ли работать по двум трудовым книжкам». По действующим стандартам открытием трудовых книжек обязаны заниматься кадровые органы по первому месту трудоустройства. Можно ли иметь 2 трудовые книжки – заведение дополнительного экземпляра документа не предусмотрено, но и не запрещено. Хотя использование на практике нескольких бланков документа может стать причиной нарушения других норм законодательства и повлечь применение к виновному лицу мер наказания.

Две трудовые книжки могут быть оформлены в порядке исключения при соблюдении описанных в законодательстве условий. На практике люди стремятся завести второй или третий экземпляр документа, если:

• за открытые две трудовые книжки ответственность небольшая, а выгода существенна (например, в первом бланке имеются записи об увольнении по статьям, характеризующим работника как неблагонадежного);
• определить местонахождение книжки невозможно;
• отсутствует необходимый опыт работы в конкретной сфере, но имеется возможность сделать 2 трудовые книжки с внесением фиктивных записей о стаже по нужной специальности;
• основной целью является получение материальных выплат в полном объеме в нескольких организациях.

Можно ли иметь две трудовые книжки?

Существуют две точки зрения о том, можно ли работнику оформить несколько трудовых книжек. Обе они основаны на действующем законодательстве. Причина кроется в недостаточно четкой формулировке правовых актов, регулирующих этот вопрос.

Первая основана на том, что:

• нет закона, запрещающего оформление нескольких документов;
• в ч. 5 ст. 65 ТК РФ прямо указано, что работник имеет право написать заявление о выдаче ему новой трудовой при приеме на работу, а работодатель обязан это сделать.

Действительно, ответственность за оформление дополнительной трудовой книжки не установлена. Более того, если ранее при утере документа его обязаны были восстановить либо на прежнем, либо на новом месте работы, то после введения поправок в Трудовой кодекс в 2006 году (федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) оформление дубликатов перестало быть обязательным. Работник получил возможность при трудоустройстве написать заявление о выдаче ему новой трудовой книжки.

Отсюда вывод: если вторая трудовая книжка оформлена по закону, содержит достоверную информацию и все реквизиты, то ее собственник ничего не нарушает.

Приверженцы второй точки зрения утверждают, что:

• причинами для выдачи новой трудовой книжки могут быть исключительно ее повреждение или утрата (ч. 5 ст. 65 ТК РФ), что само по себе исключает возможность иметь две трудовые;
• во всех законах речь идет о трудовой книжке, а не книжках, что опять же подтверждает то, что она должна быть только одна.

Следовательно, вторая точка зрения — оформляя дополнительную трудовую, работник нарушает закон, даже если наказать его за это невозможно.

Противоречие скоро будет разрешено — введение электронных трудовых книжек с 2020 приведет к тому, что вся занятость гаржданина будет учтена в единой информационной системе. Соответственно, наличие второй бумажной трудовой книжки ничего не даст.

2 трудовые книжки одновременно

01.02.2021

1. Как быть с новым сотрудником? Должен ли он писать заявление о переходе на электронную трудовую?

С 2021 года для новых сотрудников, которые никогда не работали по ТК РФ, не оформляются бумажные трудовые книжки. Работники, написавшие заявления о переходе на электронную трудовую, к началу 2021 года уже должны были получить бумажные книжки на руки. Если сотрудник выбрал вести трудовую на бумаге, то в 2021 году он может написать новое заявление о переходе на электронную версию.

2. Что делать, если сотрудник принес бумажную трудовую с прежнего места работы?

Посмотрите на дату увольнения сотрудника. Если он уволился после 31.10.2020, то прежний работодатель к этому времени уже должен был уведомить сотрудника о праве выбора формата трудовой книжки (п. 2 постановления Правительства РФ от 19.06.2020 № 887). Остается только уточнить, подавал ли сотрудник заявление о переходе на электронную трудовую или решил сохранить бумажную.

Если при приеме на работу работник принес бумажную трудовую книжку с датой увольнения до 31.10.2020, то уведомите его о возможности выбора способа ведения трудовой книжки.

Если до 31.12.2020 работник не подал заявление, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). После 01.01.2021 трудовую книжку в бумажном виде ведут тем сотрудникам, которые подали соответствующее заявление до 31.12.2020 (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

3. Что делать, если сотрудник весь прошлый год не работал?

• по состоянию на 31.12.2020 фактически не работали, но за ними сохранялось рабочее место (находились на больничном, в отпуске, были отстранены от работы);
• имеют трудовой стаж, но по состоянию на 31.12.2020 не состояли в трудовых отношениях.

Это правило не распространяется на работников, которые состояли в трудовых отношениях, но так и не подали заявление до 31.12.2020.

4. Предусмотрено ли наказание за нарушение предоставления сведений в ПФР?

За нарушения представления сведений о трудовой деятельности в ПФР, страхователь или его должностное лицо будет привлекаться к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

5. Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже подал заявление, но затем передумал?

Сотрудник, который уже выбрал электронную трудовую книжку, не может передумать и вернуть бумажную версию. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

6. Что делать, если работник хочет одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажная трудовая выдается на руки, а работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Ведение бумажной трудовой книжки в этом случае исключается.

Если сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки на бумаге, то надо помнить, что работодатель с 01.01.2020 все равно обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работника для формирования электронной трудовой. Эта обязанность не зависит от заявлений сотрудника (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

7. Что делать с книгой учета движения бумажных трудовых книжек, если все работники перешли на электронные трудовые?

В таком случае вести книгу учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей не нужно.

Работодатель обязан выдать бумажную трудовую на руки тем сотрудникам, что выбрали ведение трудовой в электронном виде (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). То есть, если работодатель выдал все учтенные в книге учета трудовые книжки работникам на руки и завершил все записи в этой книге, процедуру учета трудовых книжек следует прекратить за их неимением. Сама книга, являясь документом кадрового учета, должна быть передана на архивное хранение. О порядке оформления прекращения ведения книги учета ранее высказывались специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф.

Напоминаем, что «DiState: Кадры» позволяет вести кадровый документооборот полностью в электронном виде с применением квалифицированной электронной подписи. КЭП обеспечивает юридическую значимость всех подписанных в системе кадровых документов. «DiState: Кадры» хранит в едином локальном архиве электронные юридически значимые документы по каждому сотруднику.

Процесс оформления

Порядок получения второй трудовой книжки практически ничем не отличается от обычного алгоритма. В документ также необходимо внести паспортные данные и указать места работы сотрудника. При этом вы можете как заполнить данные о предыдущей работе, так и оставить книжку абсолютно чистой. Чтобы получить еще одну трудовую, необходимо придерживаться следующей инструкции:

• Составить заявление на выдачу бланка трудовой книжки;
• Подать обращение работодателю;
• Получить приказ о выдаче трудовой;
• Оформить титульный лист документа;
• Заполнить вкладыши – «Сведения о работе» и «Сведения о поощрениях»;
• Заверить документ подписью сотрудника отдела кадров и печатью организации;
• Поставить свою подпись.

Ответственность

Наличие двух экземпляров документа нельзя считать полностью законным, хотя и не запрещено напрямую ТК РФ. Но и тех, кто их имеет, нельзя назвать лицами, преступившими закон, так как данный документ не является фальшивым, и отраженная в нем информация соответствует действительности.

При всей иллюзорной выгоде, проблем с наличием нескольких книжек значительно больше:

• Факт незаконного права пользоваться налоговыми вычетами сразу на двух предприятиях может быть обнаружен. Возможно наложение штрафа на виновника.
• Как следствие предыдущей, работодатель потребует выплат недостающих удержаний (п. 11 ст. 81 ТК РФ).
• Логическим завершением может стать расторжение трудового договора с работником.

Законодательством не предусмотрена прямая ответственность за владение двумя документами. Но в судебной практике известны прецеденты, когда сотрудники попадали под ряд статей после вскрытия правды.

Проблемы на работе

Если работодатель не знает о существовании второго документа, он также может оказаться в неприятной ситуации при проверке и навлечь на себя немалые штрафы.

Если такая инициатива исходит от работника, значит, он намеренно предоставляет начальнику недостоверную информацию. Это считается подлогом документов и является основанием для прекращения трудовых отношений и расторжения трудового соглашения в одностороннем порядке.

В каждой трудовой книжке будет сделана соответствующая запись, которая негативно скажется на дальнейшей трудовой деятельности.

Уголовная ответственность

Сведения из основного документа имеют значение при расчете различных социальных выплат:

• пособия по безработице;
• пособия по беременности и родам;
• пособия по утрате временной нетрудоспособности и прочие.

Если гражданин решил получать выплаты от государства по обеим книжкам, он может быть привлечен к уголовной ответственности за мошенничество. Фонд ФФС проводит постоянные проверки. В случае обнаружения незаконно полученных денежных средств работника обязуют все вернуть.

А обманщика ждет наказание:

• тюремный срок до двух лет (ст. 327 УК РФ);
• штрафные санкции до 120 тысяч рублей (ст. 159 УК РФ).

Чтобы не оказаться в подобной ситуации, стоит все делать в рамках закона.

Нюансы подсчета стажа и пособий

Трудовая книжка содержит сведения о трудовом стаже работника, который необходим для выхода на пенсию. Конечно, пенсионер может предъявить оба документа, но если в них совпадают по времени периоды, то выбирается один из них по выбору работника.

Желание что-то скрыть в прошлом.

Так тоже бывает, причем это не обязательно что-то криминальное. Например, в какой-то момент пришлось человеку принять предложение на более низкую должность, или вообще работал он не по специальности, а потом не хотел это афишировать. Сделал вид, что ту трудовую книжку потерял, завели новую, а теперь он приносит вам обе.

Может быть, что в какой-то момент имело место не очень приятное увольнение по виновной статье. Чтобы упростить себе дальнейшее трудоустройство, трудовую книжку с такой записью оставили дома, завели новую, а теперь это все уже не важно, но хочется перед пенсией все периоды работы учесть, вот и приносит сотрудник две книжки новому работодателю.

В этих и похожих случаях в трудовых книжках записи о работе будут не в один период, а последовательно – начало карьеры в одной, продолжение в другой. Вы, опять-таки, можете взять только одну, и логично, что это будет более поздняя. Работнику объясните, что при назначении пенсии в ПФР он сможет принести все трудовые, но вы вести ему будете только одну.

Вообще, при работе с трудовыми книжками надо понимать, что главная их задача – подтверждение стажа при назначении пенсии. При этом работодатель может вести каждому сотруднику только одну трудовую. Вот из этого и надо исходить – выбирать из всех принесенных одну, а с остальными ваш работник пойдет в ПФР, когда придет время пенсии.